Hoàn thiện cơ chế một cửa trên nền tảng số: Dấu ấn Sở Nội vụ Hà Nội trong cải cách thủ tục hành chính

Thành phố Hà Nội đang tích cực chuyển đổi số mạnh mẽ trong thực hiện các thủ tục hành chính. Ảnh minh họa: nhandan.vn

Từ ngày 01/7/2025, cùng với việc vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp, yêu cầu nâng tầm cơ chế một cửa, một cửa liên thông, tổ chức giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử càng trở nên cấp thiết, đòi hỏi cách tiếp cận bài bản về thể chế, tổ chức bộ máy, nhân lực và hạ tầng số. Sở Nội vụ Hà Nội giữ vai trò nòng cốt trong tham mưu, kiến tạo cơ chế, sắp xếp tổ chức, xây dựng và phát triển đội ngũ, bảo đảm bộ phận Một cửa các cấp hoạt động thông suốt, gắn kết chặt chẽ với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và Cổng Dịch vụ công của Thành phố.

Từ cơ chế một cửa, một cửa liên thông đến “một cửa số” trên môi trường số

Trong hơn một thập kỷ qua, cơ chế một cửa, một cửa liên thông đã trở thành “cửa ngõ” quen thuộc khi người dân, doanh nghiệp tiếp cận chính quyền. Bước vào giai đoạn mới, khi Chính phủ ban hành các quy định về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, yêu cầu đặt ra không chỉ là bố trí bộ phận tiếp nhận, trả kết quả tập trung, mà còn là số hóa, chuẩn hóa quy trình và chuyển mạnh sang giải quyết thủ tục trên môi trường điện tử. Trên tinh thần đó, Hà Nội đã triển khai hệ thống nhiệm vụ vừa mang tính kỹ thuật, vừa mang tính thể chế để gắn cơ chế một cửa với Cổng Dịch vụ công quốc gia - “một cửa số duy nhất” trên không gian số.

Để đáp ứng yêu cầu đó, Hà Nội không chỉ điều chỉnh quy trình tại Bộ phận Một cửa ở các cấp, mà quan trọng hơn là tái cấu trúc quy trình liên thông, chuẩn hóa thành phần hồ sơ, mẫu biểu, thời hạn giải quyết, đồng thời từng bước cắt giảm những quy định không còn phù hợp với xu thế thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính, tăng cường áp dụng dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Đây là nền tảng để cơ chế một cửa, một cửa liên thông chuyển dịch từ “một cửa tại trụ sở” sang “một cửa trên không gian số”, giúp giảm đáng kể chi phí thời gian, chi phí xã hội trong tiếp cận dịch vụ công.

Thích ứng cách thức vận hành mới trên nền tảng số

Ngày 01/7/2025 đánh dấu mốc quan trọng khi Hà Nội đồng thời triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp và vận hành chính thức Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thống nhất trên địa bàn. Hệ thống này được thiết kế đáp ứng đầy đủ yêu cầu của mô hình hai cấp, bảo đảm toàn trình điện tử từ khâu tiếp nhận, xử lý, ký số đến trả kết quả, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn về an toàn, an ninh thông tin.

Trong quá trình triển khai, các đơn vị chuyên môn và nhà cung cấp giải pháp công nghệ đã phối hợp chặt chẽ với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố hỗ trợ cài đặt, đào tạo, hướng dẫn cho 126 xã, phường, 15 sở, ngành và các chi nhánh của Trung tâm; bố trí lực lượng kỹ thuật hỗ trợ thường xuyên, thiết lập nhiều kênh hỗ trợ trực tuyến và qua điện thoại để xử lý vướng mắc phát sinh. Nhờ vậy, ngay khi chuyển sang mô hình 2 cấp, các Bộ phận Một cửa cấp xã của Hà Nội không bị “đứt gãy” dòng chảy xử lý hồ sơ, mà nhanh chóng thích ứng với cách thức vận hành mới trên nền tảng số.

Kết quả bước đầu ghi nhận từ Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội cho thấy, chỉ sau một thời gian ngắn vận hành mô hình hai cấp, tổng số hồ sơ đã giải quyết đạt tỷ lệ rất cao so với số hồ sơ tiếp nhận; trong đó, tỷ lệ hồ sơ được giải quyết đúng hạn, trước hạn luôn duy trì ở mức gần như tuyệt đối. Những con số này không chỉ phản ánh năng lực xử lý của hệ thống kỹ thuật, mà còn là minh chứng cho tinh thần trách nhiệm, sự chủ động học hỏi, thích ứng nhanh của đội ngũ công chức cấp xã - “tuyến đầu” trực tiếp tiếp xúc với người dân, doanh nghiệp.

Song song với đó, Hà Nội triển khai yêu cầu tiếp nhận một tỷ lệ lớn hồ sơ thủ tục hành chính theo hình thức trực tuyến tại UBND cấp xã, trong đó một tỷ lệ đáng kể hồ sơ phải thực hiện toàn trình; đồng thời, 100% kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải được trả trước hoặc đúng hạn và cấp bản điện tử theo quy định. Đây là những chỉ tiêu thể hiện rõ quyết tâm chuyển từ “khuyến khích” sang “bắt buộc” trong việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến, biến Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính trở thành “hệ thần kinh trung ương” của nền hành chính số Thành phố.

Giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử: từ thí điểm đến diện rộng

Nếu như giai đoạn đầu chuyển đổi số, dịch vụ công trực tuyến chủ yếu mới dừng ở mức độ cung cấp một phần, người dân vẫn phải mang hồ sơ, giấy tờ đến cơ quan nhà nước để hoàn thiện, thì đến nay, bức tranh đã thay đổi căn bản. Tại Hà Nội, 100% thủ tục hành chính đủ điều kiện đã được tiếp nhận trực tuyến, trong đó hàng trăm thủ tục được thực hiện trực tuyến toàn trình, nghĩa là toàn bộ quy trình từ nộp hồ sơ, xử lý đến trả kết quả đều diễn ra trên môi trường số.

Hà Nội thường xuyên tiếp nhận và xử lý hàng trăm nghìn hồ sơ thủ tục hành chính; trong đó, tỷ lệ hồ sơ được số hóa luôn ở mức rất cao, dữ liệu hồ sơ được đồng bộ lên các hệ thống dùng chung. Tỷ lệ hồ sơ nộp trực tuyến thuộc nhóm dẫn đầu cả nước. Cùng với đó, Thành phố triển khai cơ chế “làn xanh” đối với nhiều thủ tục hành chính, chuẩn hóa quy trình ở các lĩnh vực có tần suất giao dịch lớn, ủy quyền giải quyết một tỷ lệ đáng kể thủ tục cho cấp cơ sở, góp phần rút ngắn thời gian, giảm tầng nấc trung gian trong xử lý hồ sơ.

Không chỉ dừng ở nộp hồ sơ trực tuyến, Hà Nội còn chú trọng hoàn thiện “mắt xích” thanh toán điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính. Thông qua kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia và các nền tảng thanh toán, người dân, doanh nghiệp có thể thanh toán phí, lệ phí thủ tục hành chính, nghĩa vụ tài chính về đất đai, thuế, bảo hiểm xã hội, xử phạt vi phạm hành chính… ngay trên môi trường điện tử. Thành phố nằm trong nhóm địa phương đi đầu về thanh toán trực tuyến, cho thấy sự thay đổi rõ rệt trong thói quen tương tác của người dân với chính quyền.

Giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử vì vậy không còn là “kênh song song” mà dần trở thành kênh chủ đạo. Người dân, doanh nghiệp được hưởng lợi từ sự tiện lợi, minh bạch, có thể theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ mọi lúc, mọi nơi. Về phía cơ quan nhà nước, dữ liệu hồ sơ được số hóa, kết nối, chia sẻ giữa các hệ thống giúp giảm trùng lặp, nâng cao năng lực giám sát, phân tích, dự báo, tạo nền tảng cho quản trị dựa trên dữ liệu.

Xây dựng, nâng cấp Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính

Để đáp ứng yêu cầu vận hành mô hình hai cấp, thực hiện thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính và triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình, việc xây dựng, nâng cấp Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính không chỉ là chuyện đầu tư hạ tầng kỹ thuật mà còn là quá trình tái cấu trúc sâu rộng các quy trình nghiệp vụ.

Kế hoạch triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình cho 100% thủ tục hành chính liên quan đến doanh nghiệp của Hà Nội xác định rõ: Thành phố đặt mục tiêu tất cả các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định pháp luật được cung cấp dưới hình thức dịch vụ công trực tuyến toàn trình, bảo đảm tỷ lệ tiếp nhận và xử lý hồ sơ trực tuyến toàn trình đạt ở mức rất cao đối với nhóm thủ tục này. Để đạt được mục tiêu, UBND Thành phố đề ra nhiều nhóm nhiệm vụ trọng tâm, trong đó có việc rà soát, phân tích danh mục thủ tục, xây dựng và phê duyệt phương án tái cấu trúc quy trình giải quyết; điều chỉnh, nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, tích hợp, kiểm thử việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết; đẩy mạnh tuyên truyền, hướng dẫn, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục toàn trình.

Trên thực tế, việc nâng cấp Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Hà Nội gắn chặt với lộ trình sử dụng Cổng Dịch vụ công quốc gia làm điểm truy cập duy nhất. Điều này đòi hỏi hệ thống cấp tỉnh phải đáp ứng các chuẩn kỹ thuật, bảo đảm kết nối thông suốt, liên thông dữ liệu, đồng thời tương thích với mô hình hai cấp và các hệ thống chuyên ngành (đất đai, tư pháp, bảo hiểm xã hội, tài chính - kho bạc…).

Bên cạnh yếu tố kỹ thuật, một thách thức lớn là tái thiết kế quy trình nội bộ theo hướng “thẳng dòng”, cắt bỏ những khâu không cần thiết, mở rộng cơ chế phân cấp, ủy quyền đi kèm với trách nhiệm giải trình; từng bước cắt giảm các yêu cầu như nộp bản giấy, nộp hồ sơ tại nơi cư trú hoặc nơi đặt trụ sở, yêu cầu phải có mặt trực tiếp để ký nhận kết quả… vốn không còn phù hợp với mô hình dịch vụ công trực tuyến toàn trình và thủ tục hành chính không phụ thuộc địa giới hành chính.

Vai trò, trách nhiệm của Sở Nội vụ Hà Nội

Trong toàn bộ quá trình đổi mới, Sở Nội vụ Hà Nội giữ vai trò then chốt về thể chế và tổ chức. Với chức năng tham mưu cho Thành ủy, HĐND, UBND Thành phố về tổ chức bộ máy, quản lý đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và cải cách hành chính, Sở Nội vụ chính là một trong những “trụ cột” quan trọng để cụ thể hóa các định hướng lớn về chuyển đổi số thủ tục hành chính, xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số.

Trên phương diện tham mưu, Sở Nội vụ đã và đang góp phần quan trọng trong việc đề xuất hoàn thiện các quy chế vận hành Bộ phận Một cửa, Một cửa liên thông; rà soát, kiến nghị đơn giản hóa, chuẩn hóa thủ tục; tham gia xây dựng các kế hoạch triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình, thủ tục không phụ thuộc địa giới hành chính; lựa chọn, bố trí nhân sự phù hợp tại Bộ phận Một cửa các cấp, gắn yêu cầu năng lực số với tiêu chí đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức.

Trên phương diện tổ chức triển khai, với vai trò cơ quan thường xuyên theo dõi, đôn đốc cải cách hành chính, Sở Nội vụ phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội và các sở, ngành trong việc thiết lập, vận hành Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thống nhất; củng cố cơ chế phối hợp giữa các đầu mối chuyên môn để bảo đảm quy trình giải quyết hồ sơ thông suốt; đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số, kỹ năng phục vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại bộ phận một cửa cấp thành phố và cấp xã.

Điểm nhấn quan trọng là cách tiếp cận gắn chuyển đổi số thủ tục hành chính với nâng cao chất lượng đội ngũ. Không chỉ tập trung vào đầu tư hạ tầng, phần mềm, Sở Nội vụ Hà Nội còn chú trọng tham mưu cơ chế đào tạo, bồi dưỡng công chức theo hướng “công chức số”, thành thạo sử dụng hệ thống điện tử, biết phân tích dữ liệu phục vụ quản lý; đồng thời tham mưu siết chặt kỷ luật, kỷ cương hành chính, gắn kết quả tiếp nhận, xử lý hồ sơ trực tuyến với đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật đối với người đứng đầu và từng cán bộ, công chức.

Những kết quả ấn tượng về tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn, trước hạn, tỷ lệ nộp hồ sơ trực tuyến, tỷ lệ số hóa hồ sơ, số lượng thủ tục được tái cấu trúc, chuẩn hóa, ủy quyền… không chỉ phản ánh hiệu quả của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và Cổng Dịch vụ công, mà còn cho thấy vai trò điều phối, tham mưu kiên trì, bài bản của Sở Nội vụ trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu cải cách đã được Thành ủy, HĐND, UBND Thành phố đề ra.

Gợi mở giải pháp

Bên cạnh những kết quả nổi bật, quá trình triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên môi trường điện tử và vận hành Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tại Hà Nội vẫn đứng trước không ít thách thức. Ở nhiều địa bàn, đặc biệt là những khu vực có đông người cao tuổi, người lao động tự do, việc tiếp cận dịch vụ công trực tuyến còn gặp khó khăn do hạn chế về kỹ năng số, thói quen sử dụng công nghệ. Không ít người dân vẫn có tâm lý muốn “đến trực tiếp cho chắc”, dẫn đến nguy cơ “hai dòng” xử lý song song - trực tiếp và trực tuyến - gây áp lực cho bộ máy.

Về phía cơ quan nhà nước, việc tái cấu trúc quy trình thủ tục không chỉ liên quan đến kỹ thuật mà còn chạm đến thẩm quyền, trách nhiệm của nhiều cấp, nhiều ngành. Cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, đẩy mạnh phân cấp, ủy quyền đi cùng với yêu cầu tăng cường kiểm tra, giám sát, bảo đảm không buông lỏng quản lý nhà nước, không tạo kẽ hở cho tiêu cực. Về mặt kỹ thuật, việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành vẫn cần tiếp tục hoàn thiện; năng lực phân tích dữ liệu, dự báo từ kho dữ liệu lớn hình thành qua giải quyết thủ tục hành chính chưa được khai thác hết.

Từ những yêu cầu đó, có thể gợi mở một số hướng đi tiếp theo cho Hà Nội, trong đó Sở Nội vụ tiếp tục giữ vai trò nòng cốt về thể chế và tổ chức. Thứ nhất, tiếp tục tham mưu hoàn thiện cơ chế, chính sách gắn cải cách thủ tục hành chính với chuyển đổi số và xây dựng chính quyền số; coi kết quả thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, sử dụng dịch vụ công trực tuyến là tiêu chí quan trọng trong đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người đứng đầu, của từng đơn vị, địa phương.

Thứ hai, đẩy mạnh hơn nữa công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức ở Bộ phận Một cửa, nhất là cấp xã, theo hướng “kép”: vừa nâng cao kỹ năng số, vừa bồi dưỡng kỹ năng giao tiếp, hướng dẫn, hỗ trợ người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến; tăng cường mô hình “tổ hỗ trợ số” tại cộng đồng, khu dân cư, phát huy vai trò lực lượng đoàn viên, hội viên trong “cầm tay chỉ việc” cho người dân khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến.

Thứ ba, phối hợp với các cơ quan chức năng tiếp tục tái cấu trúc quy trình thủ tục hành chính trên nền tảng dữ liệu, lấy trải nghiệm của người dùng làm trung tâm; mở rộng áp dụng dịch vụ công trực tuyến toàn trình đối với các lĩnh vực có tần suất giao dịch lớn, tác động trực tiếp tới người dân, doanh nghiệp; đồng thời, đẩy mạnh thanh toán trực tuyến, giảm tối đa việc thu, nộp tiền mặt tại cơ quan hành chính.

Thứ tư, tăng cường sử dụng các công cụ giám sát, đánh giá thời gian thực như bảng điều khiển (dashboard), hệ thống cảnh báo tự động… để theo dõi tiến độ, chất lượng giải quyết hồ sơ của từng cơ quan, đơn vị; công khai minh bạch kết quả trên môi trường số, gắn kết chặt chẽ với các chỉ số đánh giá về cải cách hành chính và chuyển đổi số của Thành phố.

Dấu ấn của Sở Nội vụ trong hành trình xây dựng chính quyền phục vụ

Cơ chế một cửa, một cửa liên thông, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và Cổng Dịch vụ công không chỉ là những khái niệm kỹ thuật, mà đang trở thành “giao diện” hằng ngày giữa chính quyền Hà Nội với người dân, doanh nghiệp. Từ những con số biết nói về tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng hạn, về mức độ số hóa, về tỷ lệ nộp hồ sơ và thanh toán trực tuyến, có thể thấy rõ một nền hành chính đang chuyển dịch mạnh mẽ từ “hành chính quản lý” sang “hành chính phục vụ”, từ xử lý hồ sơ trên giấy sang xử lý trên dữ liệu số.

Trong tiến trình đó, dấu ấn của Sở Nội vụ Hà Nội thể hiện rõ ở vai trò kiến tạo thể chế, tổ chức bộ máy, xây dựng và phát triển đội ngũ, gắn cải cách thủ tục hành chính với chuyển đổi số và xây dựng chính quyền số. Việc Sở Nội vụ chủ động tham mưu, phối hợp, đồng hành cùng các sở, ngành, địa phương trong triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông trên môi trường điện tử, xây dựng và nâng cấp Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, tổ chức vận hành Cổng Dịch vụ công và thanh toán trực tuyến đã góp phần quan trọng để Hà Nội giữ vững vị trí một trong những địa phương đi đầu cả nước về cải cách thủ tục hành chính và chuyển đổi số.

Mỗi hồ sơ được giải quyết đúng hạn, mỗi giao dịch được thực hiện trọn vẹn trên môi trường số, mỗi người dân, doanh nghiệp thêm một lần hài lòng với dịch vụ công chính là một “phiếu tín nhiệm” đối với nỗ lực xây dựng chính quyền phục vụ của Hà Nội. Giữ vững và phát huy những kết quả đã đạt được, tiếp tục đổi mới mạnh mẽ hơn nữa cơ chế một cửa, một cửa liên thông gắn với chuyển đổi số toàn diện, Sở Nội vụ Hà Nội cùng các cơ quan, đơn vị sẽ tiếp tục đóng góp xứng đáng vào hành trình xây dựng một nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, minh bạch, phục vụ ngày càng tốt hơn quyền và lợi ích chính đáng của Nhân dân và cộng đồng doanh nghiệp Thủ đô./.

Nhật Vy