Thách thức và cơ hội của làm việc từ xa trong các cơ quan hành chính cấp trung ương ở Việt Nam

Từ khóa: cơ quan hành chính cấp trung ương; chuyển đổi số; làm việc từ xa; quản trị theo kết quả; xây dựng hệ thống KPI.

Abstract: Remote work in the public sector is becoming an inevitable trend amidst digital transformation, offering numerous opportunities to enhance administrative efficiency and public service quality. It promotes flexibility, optimizes costs, and drives output-based management. However, implementation within Vietnam's central administrative agencies faces several challenges, including difficulties in performance evaluation, diminished organizational interaction, information security risks, digital competency gaps, and limitations within the existing institutional framework. Based on these findings, the article proposes three core groups of recommendations. First, policy frameworks must be refined to establish a clear legal corridor for remote work, ensuring consistency across the system. Second, digital capabilities of civil servants should be developed to enhance adaptability and execution efficiency. Third, a KPI system tailored to the specific characteristics of the public sector should be constructed as a foundation for result-based management and increased accountability. These recommended solutions are vital for promoting public governance innovation toward a modern and sustainable direction.

Keywords: Central administrative agencies; digital transformation; remote work; result-based management; KPI system development.

1. Mở đầu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, chuyển đổi số đã trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị quốc gia và hoạt động của khu vực công. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước mà còn thúc đẩy sự chuyển đổi từ mô hình hành chính truyền thống sang mô hình quản trị hiện đại, linh hoạt và dựa trên dữ liệu. Trong tiến trình đó, xây dựng chính phủ số, phát triển hạ tầng số và số hóa quy trình nghiệp vụ đang được nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, xác định là nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm nhằm nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ công và hiệu quả thực thi công vụ. Đáng chú ý, quy mô đội ngũ nhân lực khu vực công ở Việt Nam hiện nay là rất lớn, với tổng số công chức (tính đến ngày 30/3/2025) là 257.757 người và viên chức (tính đến ngày 31/12/2024) là 1.743.326 người (số liệu từ báo cáo của Bộ Nội vụ năm 2025), đặt ra yêu cầu cấp thiết khách quan cần tiếp tục đổi mới phương thức quản trị và tổ chức lao động trong bối cảnh chuyển đổi số.

Song song với quá trình chuyển đổi số, xu hướng làm việc từ xa (remote work) ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt sau những biến động lớn như đại dịch COVID-19. Làm việc từ xa không chỉ là giải pháp tình thế mà dần trở thành một mô hình làm việc mới, dựa trên nền tảng công nghệ số, cho phép người lao động thực hiện nhiệm vụ mà không bị ràng buộc bởi không gian làm việc truyền thống. Trong khu vực công, xu hướng này mở ra khả năng tổ chức công việc linh hoạt hơn, giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu suất lao động, đồng thời đặt ra yêu cầu đổi mới phương thức quản trị, đặc biệt trong quản trị nguồn nhân lực.

Tuy nhiên, việc triển khai làm việc từ xa trong các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt là ở cấp trung ương, đặt ra nhiều vấn đề cần được nghiên cứu một cách hệ thống. Các cơ quan hành chính trung ương giữ vai trò hoạch định chính sách, điều phối và giám sát hoạt động quản lý nhà nước trên phạm vi toàn quốc, do đó có đặc điểm tổ chức phức tạp, yêu cầu cao về tính kỷ luật, trách nhiệm giải trình và sự phối hợp liên ngành. Điều này khiến việc áp dụng mô hình làm việc từ xa không thể thực hiện một cách đơn giản như trong khu vực tư, mà cần có sự điều chỉnh phù hợp về thể chế, công nghệ và phương thức quản trị.

Trong bối cảnh đó, việc nghiên cứu làm việc từ xa trong các cơ quan hành chính trung ương ở Việt Nam trở nên cấp thiết, không chỉ nhằm đánh giá mức độ phù hợp mà còn góp phần nhận diện những cơ hội và thách thức do mô hình này mang lại. Đây là cơ sở quan trọng để đề xuất các giải pháp hoàn thiện cơ chế quản trị, nâng cao hiệu quả hoạt động của khu vực công trong kỷ nguyên số.

Xuất phát từ những vấn đề trên, bài viết hướng tới mục tiêu làm rõ các cơ hội và thách thức của làm việc từ xa trong các cơ quan hành chính nhà nước cấp trung ương ở Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số. Thông qua việc phân tích các yếu tố tác động và đặc thù của khu vực công, nghiên cứu kỳ vọng đóng góp cả về mặt lý luận và thực tiễn trong việc định hình mô hình quản trị phù hợp với xu hướng làm việc mới trong khu vực công hiện nay.

2. Khái niệm làm việc từ xa trong khu vực công

2.1. Khái niệm và đặc trưng của làm việc từ xa

Làm việc từ xa (remote work) là hình thức tổ chức lao động trong đó người lao động thực hiện công việc ngoài địa điểm làm việc truyền thống của tổ chức, chủ yếu dựa trên sự hỗ trợ của công nghệ thông tin và truyền thông. Theo Tổ chức Lao động quốc tế (International Labour Organization, 2020), làm việc từ xa được hiểu là việc thực hiện nhiệm vụ công việc tại một địa điểm khác ngoài nơi làm việc chính, thông qua các phương tiện điện tử cho phép kết nối và trao đổi thông tin⁽³⁾. Tương tự, Tổ chức Hợp tác và phát triển kinh tế (OECD, 2021) nhấn mạnh rằng làm việc từ xa là một hình thức linh hoạt, trong đó công việc được thực hiện “mọi lúc, mọi nơi”, miễn là đảm bảo kết quả đầu ra⁽⁷⁾.

Một trong những đặc trưng cơ bản của làm việc từ xa là không phụ thuộc vào không gian làm việc cố định. Người lao động nói chung, nhân sự cơ quan hành chính nhà nước nói riêng có thể làm việc tại nhà, tại không gian làm việc chung hoặc bất kỳ địa điểm nào phù hợp, miễn là đáp ứng yêu cầu công việc. Điều này góp phần gia tăng tính linh hoạt trong tổ chức lao động và tạo điều kiện cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân

Bên cạnh đó, làm việc từ xa phụ thuộc chặt chẽ vào nền tảng công nghệ số. Các công cụ như hệ thống quản lý công việc trực tuyến, hội nghị truyền hình, lưu trữ dữ liệu đám mây và chữ ký số đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động liên tục của tổ chức (Messenger & Gschwind, 2016)⁽⁴⁾. Chính sự kết hợp giữa tính linh hoạt về không gian và nền tảng công nghệ đã làm cho làm việc từ xa trở thành một xu hướng quan trọng trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.

2.2. Làm việc từ xa trong khu vực công

Làm việc từ xa trong khu vực công không chỉ là sự thay đổi về không gian làm việc mà còn đặt ra những yêu cầu cao hơn về quản trị, đặc biệt liên quan đến trách nhiệm giải trình và tuân thủ quy trình hành chính. Khác với khu vực tư, nơi hiệu quả thường được đo lường chủ yếu thông qua kết quả đầu ra, khu vực công đòi hỏi sự cân bằng giữa hiệu quả công việc và tính hợp pháp, minh bạch trong thực thi công vụ.

Trước hết, trách nhiệm giải trình là yêu cầu cốt lõi trong hoạt động của khu vực công. Theo OECD (2020), trách nhiệm giải trình trong khu vực công không chỉ bao gồm việc hoàn thành nhiệm vụ mà còn phải đảm bảo tính minh bạch, khả năng giải thích và chịu trách nhiệm trước các cơ quan cấp trên và xã hội⁽⁶⁾. Trong bối cảnh làm việc từ xa, việc giảm thiểu giám sát trực tiếp có thể làm gia tăng rủi ro suy giảm trách nhiệm giải trình nếu không có các cơ chế kiểm soát phù hợp. Do đó, các cơ quan hành chính cần chuyển từ phương thức quản lý dựa trên quá trình sang quản lý dựa trên kết quả, đồng thời tăng cường các công cụ theo dõi và đánh giá hiệu suất.

Bên cạnh đó, tuân thủ quy trình hành chính là đặc trưng quan trọng bảo đảm tính pháp lý và tính nhất quán trong hoạt động công vụ. Các quy trình như xử lý văn bản, phê duyệt hồ sơ hay ban hành quyết định thường được quy định chặt chẽ và có tính thứ bậc cao. Việc số hóa quy trình hành chính là điều kiện tiên quyết để triển khai hiệu quả làm việc từ xa trong khu vực công. Tuy nhiên, trong thực tiễn, nhiều quy trình chưa được số hóa hoàn toàn, dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện từ xa và có thể làm gián đoạn dòng chảy công việc.

Như vậy, làm việc từ xa trong khu vực công đòi hỏi phải thiết kế lại cơ chế quản trị theo hướng vừa đảm bảo tính linh hoạt, vừa duy trì các nguyên tắc cốt lõi của hành chính nhà nước, trong đó trọng tâm là nâng cao trách nhiệm giải trình và bảo đảm tuân thủ quy trình trong môi trường số.

2.3. Đặc thù của cơ quan hành chính trung ương

Làm việc từ xa trong các cơ quan hành chính trung ương chịu sự chi phối mạnh mẽ bởi những đặc thù về chức năng, cơ cấu tổ chức và phương thức vận hành. Trước hết, các cơ quan này giữ vai trò hoạch định chính sách ở tầm vĩ mô, bao gồm xây dựng, ban hành và điều phối thực thi chính sách công trên phạm vi toàn quốc. Theo OECD (2020), hoạt động hoạch định chính sách đòi hỏi mức độ tương tác cao, xử lý thông tin đa chiều và ra quyết định dựa trên tham vấn rộng rãi. Điều này khiến việc làm việc từ xa cần được thiết kế cẩn trọng nhằm bảo đảm chất lượng phân tích chính sách, tính kịp thời và độ tin cậy của thông tin⁽⁶⁾.

Bên cạnh đó, các cơ quan hành chính trung ương có tính phối hợp liên ngành cao, thường xuyên phải làm việc với nhiều bộ, ngành và các cấp chính quyền khác nhau. Quá trình phối hợp này không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn liên quan đến sự đồng thuận chính sách, chia sẻ dữ liệu và xử lý các vấn đề liên ngành phức tạp. Theo Liên hợp quốc (United Nations, 2020), môi trường làm việc số có thể hỗ trợ tăng cường phối hợp thông qua các nền tảng số, tuy nhiên cũng đặt ra thách thức về chuẩn hóa dữ liệu, đồng bộ hệ thống và bảo mật thông tin.

Ngoài ra, việc khó áp dụng hoàn toàn mô hình từ khu vực tư là một đặc điểm đáng chú ý. Trong khi khu vực tư có thể linh hoạt điều chỉnh quy trình và chấp nhận rủi ro để tối ưu hiệu quả thì khu vực công phải tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp lý, nguyên tắc hành chính và yêu cầu về trách nhiệm giải trình. Như vậy, các mô hình làm việc từ xa phổ biến trong doanh nghiệp không thể được sao chép nguyên trạng vào khu vực công, mà cần được điều chỉnh phù hợp với đặc thù thể chế, văn hóa tổ chức và mục tiêu phục vụ công.

Tổng thể, những đặc thù này cho thấy việc triển khai làm việc từ xa tại các cơ quan hành chính trung ương không chỉ là vấn đề công nghệ mà còn là bài toán cải cách thể chế và đổi mới phương thức quản trị trong khu vực công.

3. Chuyển đổi số và nền tảng cho làm việc từ xa

3.1. Chuyển đổi số trong khu vực công

Chuyển đổi số trong khu vực công thể hiện rõ qua quá trình chuyển dịch từ chính phủ điện tử sang chính phủ số. Nếu chính phủ điện tử chủ yếu tập trung số hóa quy trình, cung cấp dịch vụ công trực tuyến và ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả hành chính, thì chính phủ số hướng tới một mô hình quản trị hiện đại hơn, trong đó công nghệ số được tích hợp toàn diện vào quá trình ra quyết định, điều hành và cung ứng dịch vụ công. Theo OECD (2020), Chính phủ số không chỉ dừng lại ở việc “đưa dịch vụ lên môi trường trực tuyến” mà còn tái cấu trúc hoạt động của khu vực công dựa trên dữ liệu và nền tảng số⁽⁶⁾.

Trong bối cảnh đó, dữ liệu và các nền tảng số đóng vai trò then chốt. Dữ liệu trở thành tài sản chiến lược, là cơ sở để phân tích, dự báo và hỗ trợ hoạch định chính sách công một cách chính xác, kịp thời. Đồng thời, các nền tảng số (như hệ thống quản lý văn bản, cổng dịch vụ công, nền tảng tích hợp - chia sẻ dữ liệu) giúp kết nối các cơ quan nhà nước, thúc đẩy phối hợp liên ngành và nâng cao tính minh bạch. Theo Ngân hàng thế giới (World Bank, 2021), việc khai thác hiệu quả dữ liệu và phát triển hệ sinh thái nền tảng số là điều kiện cốt lõi để khu vực công vận hành linh hoạt, thích ứng với các mô hình làm việc mới như làm việc từ xa⁽⁸⁾.

Như vậy, chuyển đổi số không chỉ là nền tảng kỹ thuật mà còn là động lực thúc đẩy đổi mới phương thức quản trị và tổ chức công việc trong khu vực công.

3.2. Hạ tầng công nghệ phục vụ làm việc từ xa

Để triển khai hiệu quả làm việc từ xa trong khu vực công, hạ tầng công nghệ cần được tiếp cận theo hướng hệ thống, bao gồm ba lớp chính: hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng nền tảng và hạ tầng quản trị và bảo mật.

Trước hết, hạ tầng kỹ thuật là nền tảng vật lý và kết nối bảo đảm cho mọi hoạt động số diễn ra thông suốt. Thành phần này bao gồm mạng internet tốc độ cao, mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan nhà nước, thiết bị đầu cuối (máy tính, thiết bị di động) và các trung tâm dữ liệu. Hạ tầng kỹ thuật quyết định khả năng truy cập, tính ổn định và liên tục của làm việc từ xa. Theo World Bank (2021), chất lượng hạ tầng kết nối là điều kiện tiên quyết để triển khai các mô hình làm việc linh hoạt trong khu vực công⁽⁸⁾.

Thứ hai, hạ tầng nền tảng bao gồm các hệ thống và ứng dụng số phục vụ trực tiếp quá trình làm việc. Điển hình là hệ thống quản lý văn bản điện tử, nền tảng họp trực tuyến, hệ thống quản lý công việc và hiệu suất, cũng như các giải pháp lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trên nền tảng đám mây. Các nền tảng này cho phép số hóa quy trình, tăng cường và duy trì dòng chảy công việc không gián đoạn. Theo OECD (2020), việc phát triển các nền tảng số tích hợp là yếu tố cốt lõi trong quá trình chuyển đổi sang mô hình chính phủ số⁽³⁾.

Cuối cùng, hạ tầng quản trị và bảo mật đóng vai trò bảo đảm tính pháp lý, an toàn và trách nhiệm giải trình trong môi trường số. Thành phần này bao gồm hệ thống chữ ký số, định danh và xác thực điện tử, cơ chế phân quyền truy cập, cũng như các giải pháp bảo mật thông tin và an ninh mạng. Ngoài ra, các quy định, quy trình và tiêu chuẩn vận hành cũng là một phần của hạ tầng quản trị, giúp bảo đảm việc tuân thủ pháp luật và duy trì tính minh bạch trong hoạt động công vụ. Theo United Nations (2022), quản trị dữ liệu và bảo mật thông tin là trụ cột quan trọng để xây dựng môi trường làm việc số an toàn và đáng tin cậy⁽⁹⁾.

Tổng thể, ba lớp hạ tầng này có mối quan hệ chặt chẽ và bổ trợ lẫn nhau, tạo thành nền tảng toàn diện cho việc triển khai làm việc từ xa trong khu vực công, đặc biệt tại các cơ quan hành chính trung ương trong bối cảnh chuyển đổi số.

3.3. Điều kiện triển khai tại cơ quan hành chính trung ương

Việc triển khai làm việc từ xa tại các cơ quan hành chính trung ương phụ thuộc vào ba nhóm điều kiện then chốt: hạ tầng công nghệ, năng lực số của công chức và mức độ sẵn sàng của tổ chức.

Trước hết, hạ tầng công nghệ là điều kiện nền tảng bảo đảm hoạt động công vụ có thể được thực hiện liên tục trên môi trường số. Hạ tầng này không chỉ bao gồm hệ thống kết nối, thiết bị và phần mềm, mà còn đòi hỏi sự đồng bộ giữa các nền tảng quản lý văn bản, điều hành công việc và chia sẻ dữ liệu. Theo World Bank (2021), mức độ phát triển của hạ tầng số quyết định khả năng triển khai các mô hình làm việc linh hoạt trong khu vực công⁽⁸⁾.

Thứ hai, năng lực số của công chức là yếu tố quyết định hiệu quả vận hành của mô hình làm việc từ xa. Năng lực này bao gồm khả năng sử dụng công nghệ, khai thác dữ liệu, làm việc trên các nền tảng số và thích ứng với môi trường làm việc trực tuyến. Theo OECD (2021), kỹ năng số của đội ngũ công chức là điều kiện thiết yếu để bảo đảm hiệu suất và chất lượng thực thi công vụ trong bối cảnh chuyển đổi số⁽⁷⁾.

Cuối cùng, mức độ sẵn sàng của tổ chức phản ánh khả năng thích ứng của cơ quan hành chính đối với mô hình làm việc mới. Điều này bao gồm sự hoàn thiện của thể chế, quy trình làm việc, văn hóa tổ chức và sự ủng hộ từ lãnh đạo. Trong khu vực công, nơi chịu ảnh hưởng mạnh của tính thứ bậc và quy định hành chính thì chuyển đổi sang làm việc từ xa đòi hỏi sự thay đổi đồng bộ về tư duy quản lý và cơ chế vận hành. Theo United Nations (2022), mức độ sẵn sàng tổ chức là yếu tố quyết định sự thành công của các sáng kiến chuyển đổi số trong khu vực công⁽⁹⁾.

Như vậy, ba điều kiện này có mối quan hệ tương hỗ, trong đó hạ tầng công nghệ là nền tảng, năng lực số là yếu tố vận hành và mức độ sẵn sàng tổ chức là điều kiện bảo đảm cho việc triển khai làm việc từ xa một cách hiệu quả và bền vững tại các cơ quan hành chính trung ương.

4. Cơ hội của làm việc từ xa

4.1. Nâng cao hiệu suất và hiệu quả công vụ

Một trong những lợi ích nổi bật của làm việc từ xa trong khu vực công là khả năng nâng cao hiệu suất và hiệu quả công vụ, thông qua việc chuyển đổi phương thức quản lý từ dựa trên quá trình sang tập trung vào kết quả đầu ra. Trong môi trường làm việc truyền thống, việc đánh giá công chức thường gắn với thời gian hiện diện và tuân thủ quy trình; tuy nhiên, làm việc từ xa đòi hỏi các cơ quan hành chính phải thiết lập các chỉ số đánh giá rõ ràng dựa trên sản phẩm công việc và mức độ hoàn thành nhiệm vụ. Theo OECD (2021), nhiều quốc gia đã thúc đẩy mô hình quản trị dựa trên kết quả khi triển khai làm việc từ xa, qua đó cải thiện tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong khu vực công⁽⁷⁾.

Bên cạnh đó, làm việc từ xa góp phần tăng năng suất cá nhân thông qua việc giảm thời gian di chuyển, hạn chế gián đoạn và cho phép công chức chủ động hơn trong việc sắp xếp công việc. Một nghiên cứu của International Labour Organization (2020) cho thấy người lao động làm việc từ xa có xu hướng duy trì hoặc gia tăng năng suất nhờ môi trường làm việc linh hoạt và ít bị phân tán. Trong khu vực công, điều này đặc biệt có ý nghĩa đối với các công việc mang tính chuyên môn sâu như soạn thảo văn bản, phân tích chính sách hay xử lý hồ sơ⁽³⁾.

Thực tiễn tại Việt Nam cũng cho thấy những tín hiệu tích cực. Trong giai đoạn dịch COVID-19, nhiều bộ, ngành, địa phương đã triển khai làm việc trực tuyến kết hợp với hệ thống quản lý văn bản điện tử, qua đó vẫn bảo đảm tiến độ xử lý công việc và duy trì hoạt động điều hành. Ví dụ, việc sử dụng hệ thống văn bản điện tử và chữ ký số tại Văn phòng Chính phủ đã giúp rút ngắn thời gian xử lý văn bản và giảm đáng kể chi phí hành chính.

Tuy nhiên, để những lợi ích này được phát huy bền vững, các cơ quan hành chính cần hoàn thiện hệ thống đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả, đồng thời kết hợp với các công cụ số nhằm theo dõi tiến độ và chất lượng công việc. Như vậy, làm việc từ xa không chỉ là giải pháp linh hoạt mà còn là động lực thúc đẩy đổi mới quản trị công theo hướng hiệu quả và hiện đại hơn.

4.2. Tăng tính linh hoạt trong quản trị

Làm việc từ xa góp phần quan trọng trong việc gia tăng tính linh hoạt trong quản trị khu vực công, thể hiện trước hết ở khả năng linh hoạt về thời gian và không gian làm việc. Thay vì bị ràng buộc bởi giờ hành chính và địa điểm cố định, công chức có thể chủ động sắp xếp thời gian, lựa chọn không gian làm việc phù hợp để tối ưu hiệu quả công việc. Điều này đặc biệt phù hợp với các nhiệm vụ mang tính chuyên môn như xây dựng văn bản, phân tích chính sách hay xử lý dữ liệu. Theo OECD (2021), việc áp dụng các hình thức làm việc linh hoạt đã giúp nhiều cơ quan nhà nước cải thiện hiệu suất, đồng thời nâng cao mức độ hài lòng và gắn kết của nhân viên⁽⁷⁾.

Bên cạnh đó, làm việc từ xa cho phép duy trì hoạt động công vụ trong các tình huống khủng hoảng, qua đó nâng cao khả năng thích ứng của hệ thống hành chính. Trong bối cảnh đại dịch COVID-19, nhiều quốc gia đã nhanh chóng triển khai các giải pháp làm việc trực tuyến nhằm bảo đảm hoạt động của bộ máy nhà nước không bị gián đoạn. Theo United Nations (2022), các chính phủ có mức độ chuyển đổi số cao đã tận dụng hiệu quả các nền tảng số để duy trì cung ứng dịch vụ công và điều hành quản lý trong điều kiện giãn cách xã hội⁽⁹⁾.

Đáng chú ý, trong thực tiễn hiện nay, các cơ quan hành chính trung ương ở Việt Nam vẫn tiếp tục duy trì hình thức họp trực tuyến như một phương thức làm việc thường xuyên, không chỉ trong bối cảnh khủng hoảng mà cả trong điều kiện bình thường. Chỉ xem xét trong khu vực hành chính nhà nước, có nhiều cuộc họp của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các bộ, ngành được tổ chức theo hình thức trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp - trực tuyến, kết nối với các địa phương trên phạm vi toàn quốc. Điều này giúp rút ngắn thời gian di chuyển, giảm chi phí tổ chức và nâng cao tính kịp thời trong chỉ đạo, điều hành.

Thực tiễn này cho thấy làm việc từ xa không còn là giải pháp tình thế mà đang dần trở thành một yếu tố cấu thành của mô hình quản trị linh hoạt trong khu vực công. Tuy nhiên, để phát huy tối đa lợi ích, các cơ quan hành chính cần tiếp tục hoàn thiện thể chế, đầu tư hạ tầng công nghệ và đổi mới phương thức quản trị theo hướng linh hoạt nhưng vẫn bảo đảm kỷ luật và trách nhiệm giải trình.

4.3. Tối ưu hóa chi phí và nguồn lực

Làm việc từ xa mang lại tiềm năng đáng kể trong việc tối ưu hóa chi phí và sử dụng hiệu quả nguồn lực trong khu vực công, đặc biệt tại các cơ quan hành chính trung ương có quy mô lớn. Trước hết, mô hình này góp phần giảm chi phí vận hành thông qua việc cắt giảm các khoản chi liên quan đến cơ sở vật chất, điện nước, in ấn và tổ chức họp trực tiếp. Theo OECD (2021), nhiều chính phủ đã ghi nhận việc tiết kiệm chi phí hành chính đáng kể khi chuyển sang hình thức làm việc trực tuyến và sử dụng tài liệu điện tử thay cho giấy tờ truyền thống⁽⁷⁾.

Tại Việt Nam, việc triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử và chữ ký số tại các cơ quan trung ương đã góp phần giảm mạnh chi phí in ấn, chuyển phát văn bản và thời gian xử lý hồ sơ. Đồng thời, việc duy trì các cuộc họp trực tuyến thay cho họp trực tiếp cũng giúp tiết kiệm chi phí đi lại, lưu trú, đặc biệt đối với các cuộc họp có sự tham gia của nhiều bộ, ngành và địa phương.

Bên cạnh đó, làm việc từ xa cho phép tối ưu hóa không gian làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản công. Khi một bộ phận công chức làm việc linh hoạt hoặc từ xa, nhu cầu về diện tích văn phòng có thể được điều chỉnh theo hướng giảm bớt hoặc sử dụng linh hoạt. Theo World Bank (2021), việc tái cấu trúc không gian làm việc theo hướng linh hoạt giúp các tổ chức công giảm chi phí thuê và vận hành trụ sở, đồng thời tạo môi trường làm việc hiện đại, phù hợp với xu hướng số hóa⁽⁸⁾. Ngoài ra, việc tối ưu nguồn lực còn thể hiện ở khả năng phân bổ và sử dụng nhân lực hiệu quả hơn, khi công chức có thể tham gia xử lý công việc từ nhiều địa điểm khác nhau mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong việc huy động chuyên gia, phối hợp liên ngành và xử lý các nhiệm vụ mang tính liên vùng.

Tuy nhiên, để hiện thực hóa các lợi ích này, các cơ quan hành chính trung ương cần có chiến lược đầu tư ban đầu hợp lý cho hạ tầng công nghệ và đồng thời điều chỉnh cơ chế quản lý tài sản, ngân sách theo hướng phù hợp với mô hình làm việc linh hoạt. Như vậy, làm việc từ xa không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần nâng cao hiệu quả phân bổ và sử dụng nguồn lực trong khu vực công.

4.4. Thu hút và giữ chân nhân lực

Làm việc từ xa đang trở thành một công cụ quan trọng giúp khu vực công thu hút và giữ chân nhân lực chất lượng cao, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng giữa khu vực công và khu vực tư. Trước hết, mô hình này góp phần tạo dựng môi trường làm việc hiện đại, gắn với công nghệ số, phương thức quản trị linh hoạt và giảm bớt các ràng buộc truyền thống về không gian, thời gian. Theo OECD (2021), các hình thức làm việc linh hoạt, bao gồm làm việc từ xa, là một trong những yếu tố quan trọng giúp khu vực công nâng cao sức hấp dẫn đối với lực lượng lao động trẻ và có trình độ cao⁽⁷⁾.

Bên cạnh đó, làm việc từ xa góp phần tăng sự hài lòng và gắn kết của công chức thông qua việc cải thiện cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Việc giảm thời gian di chuyển, tăng tính chủ động trong sắp xếp công việc và tạo điều kiện làm việc phù hợp với nhu cầu cá nhân giúp người lao động cảm thấy thoải mái và có động lực làm việc hơn. Theo International Labour Organization (2020), người lao động làm việc từ xa có xu hướng đánh giá cao sự linh hoạt và có mức độ hài lòng cao hơn so với mô hình làm việc truyền thống, nếu được hỗ trợ đầy đủ về công nghệ và quản lý⁽³⁾.

Đặc biệt, trong bối cảnh hiện nay tại Việt Nam, ranh giới giữa khu vực công và khu vực tư đang dần được thu hẹp, nhất là về kỳ vọng của người lao động đối với môi trường làm việc, thu nhập và cơ hội phát triển. Khu vực tư thường có lợi thế về linh hoạt và đã triển khai mạnh mẽ các mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp (hybrid work), trong khi khu vực công nếu không kịp thời đổi mới có thể gặp khó khăn trong việc giữ chân nhân lực chất lượng cao. Thực tiễn cho thấy, việc áp dụng các công cụ số, duy trì họp trực tuyến và từng bước triển khai làm việc linh hoạt tại một số cơ quan hành chính trung ương ở Việt Nam đã góp phần cải thiện môi trường làm việc, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công chức, đặc biệt là lực lượng trẻ.

Tuy nhiên, để làm việc từ xa thực sự trở thành lợi thế trong thu hút và giữ chân nhân lực, khu vực công cần kết hợp với các yếu tố khác như cải cách chế độ đãi ngộ, nâng cao cơ hội phát triển nghề nghiệp và xây dựng văn hóa tổ chức cởi mở, đổi mới. Như vậy, làm việc từ xa không chỉ là giải pháp công nghệ mà còn là một công cụ chiến lược trong quản trị nguồn nhân lực khu vực công trong kỷ nguyên số.

4.5. Thúc đẩy đổi mới quản trị công

Làm việc từ xa không chỉ là một thay đổi về phương thức tổ chức lao động mà còn là động lực thúc đẩy đổi mới quản trị công, đặc biệt theo hướng hiện đại, minh bạch và dựa trên kết quả.

Trước hết, mô hình này thúc đẩy chuyển đổi từ quản lý dựa trên quá trình sang quản lý theo kết quả đầu ra. Trong môi trường làm việc truyền thống, việc đánh giá công chức thường gắn với sự hiện diện và tuân thủ quy trình. Tuy nhiên, khi triển khai làm việc từ xa, các cơ quan hành chính buộc phải thiết lập các tiêu chí đo lường rõ ràng về tiến độ, chất lượng và sản phẩm công việc. Theo OECD (2021), nhiều quốc gia đã tận dụng làm việc từ xa như một cơ hội để đẩy mạnh mô hình quản trị dựa trên kết quả, qua đó nâng cao hiệu quả thực thi công vụ⁽⁷⁾. Thực tiễn tại Việt Nam cho thấy, việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử và các nền tảng giao việc trực tuyến tại các cơ quan trung ương đã giúp lãnh đạo theo dõi tiến độ xử lý công việc theo thời gian thực, từ đó chuyển dần sang đánh giá dựa trên sản phẩm cụ thể thay vì thời gian làm việc.

Bên cạnh đó, làm việc từ xa góp phần tăng cường tính minh bạch trong hoạt động công vụ. Khi các quy trình được số hóa và thực hiện trên môi trường điện tử, toàn bộ quá trình xử lý công việc (tiếp nhận, phân công, xử lý, phê duyệt) đều được ghi nhận và lưu trữ trên hệ thống, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát và truy vết. Theo World Bank (2021), việc ứng dụng công nghệ số trong quản lý công giúp nâng cao tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro tiêu cực thông qua cơ chế theo dõi và kiểm soát tự động⁽⁸⁾.

Tại Việt Nam, việc triển khai Trục liên thông văn bản quốc gia, hệ thống quản lý văn bản điện tử và chữ ký số đã góp phần công khai hóa quy trình xử lý công việc, giảm tình trạng chậm trễ và tăng trách nhiệm giải trình của các cá nhân, đơn vị. Đồng thời, việc duy trì các cuộc họp trực tuyến với sự tham gia của nhiều bên liên quan cũng góp phần nâng cao tính công khai trong thảo luận và ra quyết định quản lý, quyết định hành chính.

Như vậy, làm việc từ xa không chỉ tạo ra sự linh hoạt trong tổ chức công việc mà còn là chất xúc tác thúc đẩy quá trình chuyển đổi sang mô hình quản trị công hiện đại, trong đó trọng tâm là quản lý theo kết quả và tăng cường minh bạch trong hoạt động công vụ.

5. Thách thức của làm việc từ xa

5.1. Khó khăn trong quản trị và đánh giá hiệu suất

Triển khai làm việc từ xa trong khu vực công đặt ra thách thức lớn về thiếu công cụ đo lường hiệu suất phù hợp. Tại Việt Nam, việc đánh giá công chức vẫn chủ yếu dựa trên tiêu chí định tính, gắn với quá trình và mức độ hoàn thành nhiệm vụ chung, trong khi hệ thống KPI chưa được áp dụng đồng bộ và còn mang tính hình thức. Điều này khiến việc đo lường hiệu quả công việc trong môi trường từ xa gặp nhiều khó khăn.

Bên cạnh đó, giảm khả năng giám sát trực tiếp cũng là một hạn chế đáng kể. Trong thực tiễn, khi triển khai làm việc trực tuyến trong giai đoạn dịch COVID-19, một số cơ quan trung ương ghi nhận tình trạng chậm phản hồi văn bản, xử lý công việc chưa đồng đều giữa các cá nhân, phản ánh sự phụ thuộc vào cơ chế giám sát truyền thống.

5.2. Giảm tương tác và gắn kết tổ chức

Làm việc từ xa dẫn đến hạn chế giao tiếp trực tiếp, đặc biệt là các tương tác phi chính thức - vốn đóng vai trò quan trọng trong phối hợp công việc hành chính. Thực tế tại Việt Nam cho thấy, mặc dù các cơ quan vẫn duy trì họp trực tuyến, nhưng việc trao đổi nhanh, xử lý tình huống linh hoạt và chia sẻ kinh nghiệm chưa đạt hiệu quả như khi làm việc trực tiếp.

Ngoài ra, nguy cơ suy giảm văn hóa công vụ cũng ngày càng rõ nét. Văn hóa hành chính ở Việt Nam vốn gắn với kỷ luật, tính thứ bậc và môi trường làm việc tập trung. Khi làm việc từ xa kéo dài, đặc biệt với công chức trẻ hoặc mới tuyển dụng, sự gắn kết tổ chức và tinh thần tập thể có thể bị suy giảm.

5.3. Rủi ro về an ninh và bảo mật thông tin

Một trong những thách thức lớn là dữ liệu công vụ mang tính nhạy cảm, liên quan đến chính sách, quản lý nhà nước và thông tin cá nhân. Trong điều kiện làm việc từ xa, việc truy cập hệ thống từ nhiều thiết bị và địa điểm khác nhau làm gia tăng nguy cơ rò rỉ thông tin.

Tại Việt Nam, mặc dù đã triển khai hệ thống quản lý văn bản điện tử và chữ ký số, nhưng hạ tầng bảo mật chưa đồng đều giữa các cơ quan. Điều này dẫn đến nguy cơ tấn công mạng hoặc lộ lọt dữ liệu, đặc biệt khi công chức sử dụng thiết bị cá nhân hoặc mạng internet không bảo mật để xử lý công việc.

5.4. Khoảng cách về năng lực số

Một thực tế đáng chú ý là sự không đồng đều về năng lực số giữa các công chức. Trong khi một bộ phận công chức trẻ thích ứng nhanh với công nghệ, nhiều công chức, đặc biệt ở nhóm lớn tuổi, gặp khó khăn trong việc sử dụng các hệ thống số.

Điều này dẫn đến khó khăn trong thích ứng công nghệ, làm giảm hiệu quả triển khai làm việc từ xa. Thực tế tại nhiều cơ quan hành chính cho thấy vẫn tồn tại tình trạng phụ thuộc vào văn bản giấy hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật khi sử dụng hệ thống điện tử, làm gián đoạn quy trình xử lý công việc.

5.5. Rào cản thể chế và chính sách

Cuối cùng, hệ thống thể chế và chính sách tại Việt Nam vẫn chưa hoàn thiện để hỗ trợ làm việc từ xa. Nhiều quy định hiện hành được xây dựng trên cơ sở mô hình làm việc trực tiếp, chưa bao quát các nội dung như quản lý thời gian làm việc, đánh giá hiệu suất từ xa hay trách nhiệm pháp lý trong môi trường số.

Bên cạnh đó, thiếu hướng dẫn cụ thể ở cấp bộ, ngành dẫn đến việc triển khai không đồng bộ giữa các cơ quan. Trong thực tế, một số bộ, ngành chủ động áp dụng làm việc trực tuyến và họp trực tuyến hiệu quả, trong khi nhiều đơn vị khác vẫn lúng túng do chưa có quy trình và tiêu chí rõ ràng.

Thực tiễn tại Việt Nam cho thấy, các thách thức trong triển khai làm việc từ xa không chỉ xuất phát từ công nghệ mà còn từ tư duy quản trị, năng lực con người và khuôn khổ thể chế. Điều này khẳng định rằng, để mô hình này vận hành hiệu quả, cần có cách tiếp cận tổng thể, đồng bộ giữa cải cách hành chính, phát triển nguồn nhân lực và hoàn thiện chính sách trong khu vực công.

6. Kết luận và khuyến nghị

6.1. Kết luận

Việc triển khai làm việc từ xa trong khu vực công mở ra nhiều cơ hội quan trọng như nâng cao hiệu suất dựa trên kết quả đầu ra, tăng tính linh hoạt trong tổ chức công việc, tối ưu hóa chi phí vận hành và thúc đẩy chuyển đổi số trong quản trị công. Đồng thời, mô hình này cũng góp phần cải thiện trải nghiệm làm việc của công chức, từ đó hỗ trợ thu hút và giữ chân nguồn nhân lực chất lượng cao trong bối cảnh cạnh tranh giữa khu vực công và tư ngày càng rõ nét.

Tuy nhiên, đi kèm với cơ hội là những thách thức đáng kể. Các cơ quan hành chính phải đối mặt với khó khăn trong đo lường hiệu suất, suy giảm tương tác tổ chức, rủi ro an ninh thông tin, khoảng cách về năng lực số và đặc biệt là những rào cản về thể chế, chính sách chưa hoàn thiện. Những vấn đề này cho thấy làm việc từ xa không chỉ là thay đổi về không gian làm việc mà còn là sự chuyển đổi căn bản trong tư duy quản trị.

Đáng chú ý, ở cấp trung ương, các đặc thù như vai trò hoạch định chính sách, yêu cầu phối hợp liên ngành phức tạp và tính chuẩn mực cao trong hoạt động công vụ khiến việc áp dụng làm việc từ xa không thể thực hiện một cách toàn diện như khu vực tư. Thay vào đó, cần lựa chọn cách tiếp cận linh hoạt, kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến, đồng thời xây dựng các cơ chế quản trị phù hợp nhằm đảm bảo vừa nâng cao hiệu quả, vừa duy trì kỷ luật và tính thống nhất trong hệ thống hành chính nhà nước.

6.2. Khuyến nghị

Để triển khai hiệu quả mô hình làm việc từ xa trong khu vực công, đặc biệt tại các cơ quan hành chính trung ương, cần thực hiện đồng bộ các giải pháp về thể chế, con người và công cụ quản trị. Trước hết, hoàn thiện chính sách là điều kiện tiên quyết nhằm tạo lập hành lang pháp lý rõ ràng và thống nhất. Nhà nước cần ban hành các quy định cụ thể về chế độ làm việc từ xa, bao gồm phạm vi áp dụng, đối tượng thực hiện, thời gian làm việc, cũng như cơ chế kiểm soát và đánh giá công chức theo hướng chuyển từ quản lý dựa trên thời gian sang quản lý dựa trên kết quả. Đồng thời, cần làm rõ trách nhiệm pháp lý trong môi trường số, đặc biệt liên quan đến xử lý văn bản điện tử, lưu trữ dữ liệu và bảo mật thông tin. Thực tiễn tại Việt Nam cho thấy, việc thiếu các hướng dẫn thống nhất đã dẫn đến tình trạng triển khai không đồng bộ giữa các bộ, ngành; do đó, cần tích hợp nội dung làm việc từ xa vào các chương trình cải cách hành chính và chuyển đổi số quốc gia, qua đó đảm bảo sự nhất quán trong toàn hệ thống.

Bên cạnh đó, phát triển năng lực số của đội ngũ công chức là yếu tố mang tính quyết định đối với hiệu quả thực thi. Điều này đòi hỏi không chỉ đào tạo kỹ năng sử dụng các hệ thống công nghệ như quản lý văn bản điện tử, họp trực tuyến hay khai thác dữ liệu số, mà còn phát triển các năng lực làm việc trong môi trường số như tự quản lý công việc, phối hợp từ xa và đảm bảo an toàn thông tin. Đặc biệt, cần xây dựng lộ trình chuẩn hóa năng lực số gắn với tiêu chuẩn chức danh và hệ thống đánh giá công chức, đồng thời thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với từng nhóm đối tượng nhằm thu hẹp khoảng cách về năng lực số trong khu vực công.

Cuối cùng, cần xây dựng hệ thống KPI phù hợp với đặc thù khu vực công, đóng vai trò là công cụ then chốt để cân bằng giữa tính linh hoạt của làm việc từ xa và yêu cầu kiểm soát hành chính. Hệ thống này cần được thiết kế theo hướng tập trung vào kết quả đầu ra và chất lượng phục vụ người dân, gắn với chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí việc làm, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và khả năng đo lường. Trong bối cảnh hiện nay, khi việc đánh giá công chức tại Việt Nam còn nặng về định tính, việc thiết lập các chỉ số KPI cụ thể và tích hợp với hệ thống quản lý công việc điện tử sẽ góp phần nâng cao hiệu quả đánh giá, tăng cường trách nhiệm giải trình và thúc đẩy đổi mới quản trị công.

Như vậy, sự kết hợp đồng bộ giữa hoàn thiện chính sách, nâng cao năng lực số và phát triển hệ thống KPI sẽ tạo nền tảng vững chắc để triển khai thành công mô hình làm việc từ xa trong các cơ quan hành chính cấp trung ương ở Việt Nam theo hướng hiện đại, hiệu quả và bền vững./.

--------------------------------------------------

Danh mục tài liệu tham khảo

Tài liệu Tiếng Anh

1. Allen, T, D,, Golden, T, D., & Shockley, K. M, (2015), How effective is telecommuting? Assessing the status of our scientific findings, Psychological Science in the Public Interest, 16(2), 40-68.

2. Davenport, T. H., & Kirby, J. (2016), Only humans need apply: Winners and losers in the age of smart machines, Harper Business.

3. International Labour Organization (2020), Working from home: Estimating the worldwide potential, Geneva: International Labour Office.

4. Messenger, J. C., & Gschwind, L. (2016), Three generations of telework: New ICTs and the (r)evolution from home office to virtual office. New Technology, Work and Employment, 31(3), 195-208. https://doi.org/10.1111/ntwe.12073

5. OECD (2019), The path to becoming a data-driven public sector.

6. OECD (2020), Public service leadership and capability: Strengthening public sector performance, OECD Publishing.

7. OECD (2021), Teleworking in the COVID-19 pandemic: Trends and prospects, Paris: OECD Publishing.

8. World Bank (2021), GovTech maturity index: The state of public sector digital transformation, World Bank.

9. UNDP (2022), Digital government and public sector transformation, United Nations Development Programme.

Tài liệu Tiếng Việt

10. Bộ Thông tin và Truyền thông (2023), Quyết định số 483/QĐ-BTTTT Ban hành Kế hoạch hành động triển khai Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng năm 2030 và Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030 theo Quyết định số 749/QĐ-TTg và Quyết định số 942/QĐ-TTg.

11. Ngân hàng Thế giới, (2020), Chuyển đổi số tại Việt Nam: Cơ hội và thách thức.

12. Hoàng Thị Ngân và cộng sự (2025), Chính sách thu hút nhân tài trong khu vực công của một số nước Châu Á, gợi mở cho Việt Nam hiện nay, Tạp chí Cộng sản điện tử, https://tapchicongsan.org.vn/web/guest/tong-cong-ty-dien-luc-ha-noi/-/2018/1102502/view_content, ngày đăng 6/7/2025

13. Nguyễn Quý (2025), Cần thiết hợp pháp hóa làm việc từ xa trong khu vực công, Tạp chí điện tử Luật sư Việt Nam, https://lsvn.vn/can-thiet-hop-phap-hoa-lam-viec-tu-xa-trong-khu-vuc-cong-a157705.html, ngày đăng 15/5/2025

14. https://tuoitre.vn/dai-bieu-quoc-hoi-de-xuat-hop-phap-hoa-lam-viec-tu-xa-trong-khu-vuc-cong-20250514155532153.html

ThS Lê Như Thái Sơn, Ban Tuyên giáo và Dân vận, Đảng ủy Bộ Nội vụ