Từ ngày 01/7/2026: Hợp đồng lao động điện tử được quản lý bằng mã định danh

Thông tư số 08/2026/TT-BNV không chỉ hoàn thiện hành lang pháp lý về hợp đồng lao động điện tử mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, bảo đảm tính đồng bộ, minh bạch trong quản lý dữ liệu lao động trên nền tảng số.

Một trong những điểm đáng chú ý của Thông tư số 08/2026/TT-BNV là quy định mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và bảo đảm đúng quy định sẽ được cấp một mã định danh (ID) duy nhất. Mã ID này không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác và được sử dụng để quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử.

Theo quy định, ID được cấp một lần duy nhất và không thay đổi kể cả trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Các phụ lục hợp đồng, thông báo tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động điện tử cũng sẽ được gắn với ID của hợp đồng đó.

Thông tư số 08/2026/TT-BNV cũng quy định cụ thể cấu trúc của mã định danh hợp đồng lao động điện tử gồm 1 ký tự chữ và 12 ký tự số. Trong đó, ký tự A áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 01/7/2026 thông qua các nền tảng eContract theo quy định; ký tự B áp dụng với hợp đồng được chuyển đổi từ hợp đồng giấy; ký tự C áp dụng với hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/7/2026.

Đáng chú ý, người lao động và người sử dụng lao động sẽ sử dụng tài khoản định danh điện tử VNeID để đăng nhập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân; người sử dụng lao động là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức.

Trường hợp tài khoản định danh điện tử bị khóa hoặc thay đổi trạng thái, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ tự động điều chỉnh quyền truy cập, sử dụng tài khoản tương ứng trên cơ sở kết quả xác thực từ Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia.

Thông tư cũng quy định các trường hợp tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bị khóa như: theo đề nghị của chủ tài khoản; tài khoản định danh điện tử bị khóa; xảy ra sự cố an toàn thông tin khẩn cấp; theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Về lưu trữ dữ liệu, dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng và các văn bản điện tử liên quan sẽ được lưu trữ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.

Ngoài ra, người sử dụng lao động có trách nhiệm báo cáo tình hình thay đổi lao động, tình hình cho thuê lại lao động thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Thông tư số 08/2026/TT-BNV không chỉ hoàn thiện hành lang pháp lý về hợp đồng lao động điện tử mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, bảo đảm tính đồng bộ, minh bạch trong quản lý dữ liệu lao động trên nền tảng số./.

Minh Hiền