Quy định mới về quản lý hồ sơ cán bộ

Quy định số 211-QĐ/TW của Ban Bí thư quy định về nguyên tắc, thành phần hồ sơ, thẩm quyền, trách nhiệm và quy trình trong việc lập, quản lý, cập nhật, lưu trữ, khai thác và sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc trong hệ thống chính trị.

Mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ cán bộ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị

Theo Quy định số 211-QĐ/TW, công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Mỗi cán bộ đều phải có hồ sơ cán bộ đầy đủ, rõ ràng. Cán bộ mới được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm lập hồ sơ gốc cho cán bộ; bảo đảm mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ cán bộ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị.

Hồ sơ cán bộ phải được lập, cập nhật, bổ sung đầy đủ, chính xác, kịp thời; quản lý, sử dụng thống nhất theo quy định; có sự phân cấp, phân quyền, phân công rõ cơ quan quản lý, người chịu trách nhiệm, thời hạn thực hiện và kết quả cụ thể, bảo đảm phục vụ tốt công tác cán bộ và quản lý đội ngũ cán bộ.

Khi hồ sơ cán bộ bị thất lạc hoặc hư hỏng hoặc dữ liệu điện tử bị mất, sai lệch, việc lập lại hồ sơ cán bộ phải được sự chỉ đạo trực tiếp của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ. Mọi tài liệu lập lại, dữ liệu phục hồi phải được cấp có thẩm quyền thẩm tra, xác minh đầy đủ, rõ ràng, theo đúng quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

Hồ sơ cán bộ bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, có giá trị pháp lý như nhau. Kết hợp quản lý hồ sơ cán bộ giấy với hồ sơ cán bộ điện tử theo lộ trình, tiến tới thay thế cơ bản bằng hồ sơ cán bộ điện tử khi đáp ứng đủ điều kiện, kỹ thuật và hạ tầng.

Hồ sơ cán bộ điện tử phải được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, lưu trữ trên hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật, có phân quyền truy cập theo thẩm quyền; được kết nối liên thông với các hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác cán bộ theo quy định. Việc sử dụng hồ sơ cán bộ điện tử và hồ sơ giấy phải tuân thủ đúng quy định, bảo đảm đáp ứng yêu cầu của công tác cán bộ và quản lý cán bộ.

Hồ sơ cán bộ và dữ liệu hồ sơ cán bộ phải được bảo vệ theo đúng quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ chính trị nội bộ, an toàn thông tin mạng, lưu trữ và quản lý dữ liệu; nghiêm cấm truy cập, khai thác, sao chụp, cung cấp, chia sẻ, chỉnh sửa, làm sai lệch, huỷ bỏ hồ sơ, dữ liệu trái thẩm quyền hoặc sử dụng sai mục đích.

Tài liệu điện tử được đưa vào hồ sơ cán bộ phải là bản số hóa từ tài liệu giấy hợp lệ hoặc tài liệu điện tử được tạo lập, ký số, xác thực theo quy định; phải thể hiện rõ nguồn gốc, thời điểm cập nhật, người cập nhật và trạng thái pháp lý của tài liệu.

Trách nhiệm của cơ quan quản lý hồ sơ và cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ

Quy định số 211-QĐ/TW nêu rõ, cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ có trách nhiệm chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác hồ sơ cán bộ của cơ quan cấp trên, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc.

Tổ chức thực hiện các quy định về lập, bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, khai thác, sử dụng, lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ theo Quy định này.

Cung cấp đầy đủ, kịp thời cho cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ cấp trên những tài liệu liên quan đến hồ sơ cán bộ hiện đang công tác ở đơn vị mình khi có yêu cầu.

Tạo điều kiện để cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ được tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên ngành nhằm nâng cao công tác quản lý hồ sơ cán bộ.

Quy định số 211-QĐ/TW cũng nêu rõ, cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ có trách nhiệm thực hiện đúng nguyên tắc quản lý và bảo mật thông tin trong hồ sơ cán bộ. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ.

Tổ chức tốt việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ cán bộ bảo đảm chính xác, kịp thời không để tài liệu trùng, thừa khi lưu giữ hồ sơ. Tổ chức phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ; cung cấp thông tin, số liệu, tư liệu nhanh chóng, đầy đủ, chính xác theo quy định.

Đôn đốc, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình. Phát hiện và kiến nghị với người có thẩm quyền về những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ để có biện pháp giải quyết kịp thời.

Không tự ý mang hồ sơ cán bộ ra ngoài, không tự ý khai thác hoặc cho nghiên cứu, khai thác dưới mọi hình thức hồ sơ cán bộ nếu không có ý kiến của cấp có thẩm quyền; có trách nhiệm từ chối khi tổ chức, cá nhân đề nghị khai thác hồ sơ cán bộ không đúng quy định. Nếu vi phạm phải chịu trách nhiệm theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.

Theo Quy định số 211-QĐ/TW, Ban Tổ chức Trung ương chủ trì xây dựng kế hoạch chuẩn hoá, làm sạch, tích hợp, kết nối, liên thông dữ liệu hồ sơ cán bộ trong hệ thống chính trị; phối hợp với Đảng uỷ Chính phủ, Bộ Nội vụ và các cơ quan có liên quan kết nối, đồng bộ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức thuộc khối chính quyền với dữ liệu hồ sơ cán bộ thuộc phạm vi quản lý của Đảng./.

Nhật Nam