Truyền thông trong hoạt động thư viện tại các cơ sở giáo dục đại học công lập Việt Nam trong bối cảnh chuyển đổi số

Từ khóa: Chuyển đổi số; người sử dụng thư viện; quản trị truyền thông;  thư viện đại học công lập; truyền thông thư viện.

Abstract: Digital transformation is reshaping the structure of information resources, modes of service delivery, user behaviour and the governance of academic libraries. In this context, communication is no longer merely a supporting promotional activity; it has become a governance function that connects library resources with teaching, research and community engagement at public higher education institutions. Drawing on policy analysis, a review of relevant literature and selected practical evidence, this article clarifies the transformation of academic-library communication and examines its initial achievements, limitations and underlying causes. It proposes a user-centred governance framework for digital library communication comprising six components: strategic direction; audience segmentation; value-oriented content; an integrated channel system; organisational capacity and coordination; and data, evaluation and risk governance. The article recommends improved state-management instruments, clearer institutional accountability, stronger staff capacity, omnichannel integration and a shift from output-based metrics to measures of service use and outcomes.

Keywords: digital transformation; library users; communication governance; public academic libraries; library communication.

1. Đặt vấn đề

Thư viện là thiết chế học thuật và dịch vụ thiết yếu của mỗi cơ sở giáo dục đại học. Tuy nhiên, nguồn lực thông tin chỉ thực sự tạo ra giá trị khi người học, giảng viên và nhà nghiên cứu biết đến, có thể tiếp cận thuận lợi và sử dụng đúng cách. Vì vậy, hiệu quả hoạt động thư viện không chỉ được quyết định bởi quy mô tài nguyên hay trình độ công nghệ, mà còn phụ thuộc vào năng lực truyền đạt giá trị, tổ chức tương tác, tiếp nhận phản hồi và duy trì mối quan hệ với các nhóm người sử dụng.

Chuyển đổi số đặt ra những yêu cầu mới đối với hoạt động truyền thông thư viện. Người sử dụng tìm kiếm thông tin trên nhiều nền tảng, mong muốn được truy cập mọi lúc, mọi nơi, tiếp nhận nội dung ngắn gọn và sử dụng dịch vụ phù hợp với nhu cầu cá nhân. Đồng thời, thư viện phải xử lý thận trọng các vấn đề liên quan đến bản quyền, giấy phép sử dụng, dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, khả năng tiếp cận và độ tin cậy của nội dung do trí tuệ nhân tạo tạo sinh hỗ trợ. Bởi vậy, môi trường số vừa mở rộng phạm vi phục vụ, vừa làm gia tăng trách nhiệm quản trị công nghệ và đạo đức nghề nghiệp của người làm công tác thư viện.

Ở Việt Nam, khuôn khổ chính sách về thư viện và chuyển đổi số ngày càng được hoàn thiện thông qua các văn bản chủ yếu như Luật Thư viện năm 2019, Chương trình Chuyển đổi số quốc gia, Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện, Đề án tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo, cùng hệ thống tiêu chuẩn thư viện cơ sở giáo dục đại học. Các nghiên cứu về chính sách cũng cho thấy trọng tâm chuyển đổi số giáo dục đại học đang dần chuyển từ quản trị hành chính và đầu tư hạ tầng sang tăng cường hợp tác, xác lập tầm nhìn và đổi mới hoạt động dạy - học. Tuy nhiên, truyền thông thư viện vẫn thường được xem là khâu thông báo hoặc quảng bá ở giai đoạn cuối, chưa được tổ chức đầy đủ như một cấu phần của quản trị dịch vụ số. Vì thế, khoảng cách giữa việc “có tài nguyên số” với việc người sử dụng “biết, tin tưởng, tiếp cận và khai thác hiệu quả tài nguyên số” vẫn là vấn đề cần được quan tâm^[1].

Bài viết sử dụng phương pháp phân tích văn bản chính sách, tổng hợp các nghiên cứu có liên quan và đối chiếu thông tin thực tiễn do cơ quan quản lý nhà nước công bố. Bài viết hướng tới ba mục tiêu: thứ nhất, làm rõ nội hàm và vai trò quản trị của truyền thông thư viện trong môi trường số; thứ hai, nhận diện những kết quả, hạn chế và nguyên nhân chủ yếu tại các cơ sở giáo dục đại học công lập; thứ ba, đề xuất khung quản trị và các nhóm giải pháp phù hợp với yêu cầu đổi mới quản trị nhà nước, tự chủ đại học và phát triển hệ sinh thái tri thức số. Bài viết không sử dụng dữ liệu điều tra sơ cấp; mọi nhận định khái quát đều được giới hạn trong phạm vi các nguồn đã công bố.

2. Cơ sở lý luận và chính sách về truyền thông trong hoạt động thư viện đại học

2.1. Quan niệm và vai trò của truyền thông thư viện trong môi trường số

Truyền thông trong hoạt động thư viện đại học được hiểu là quá trình có mục tiêu, được hoạch định và tổ chức một cách có trách nhiệm, qua đó thư viện tạo lập, giải thích và truyền tải thông tin về tài nguyên, dịch vụ và giá trị của mình; duy trì tương tác hai chiều; tiếp nhận phản hồi; đồng thời sử dụng dữ liệu truyền thông để cải tiến chất lượng phục vụ. Cách hiểu này rộng hơn hoạt động quảng bá. Nếu quảng bá chủ yếu nhằm làm cho dịch vụ được biết đến, thì truyền thông theo tiếp cận quản trị còn bao hàm việc lắng nghe, giải trình, hướng dẫn sử dụng, bồi dưỡng năng lực thông tin, quản lý kỳ vọng và xây dựng niềm tin.

Truyền thông thư viện đại học thực hiện năm vai trò chủ yếu. Thứ nhất, góp phần bảo đảm quyền và cơ hội tiếp cận thông tin bằng cách trình bày rõ tài nguyên, điều kiện sử dụng và phương thức hỗ trợ. Thứ hai, hỗ trợ đào tạo và nghiên cứu thông qua hướng dẫn tìm kiếm, đánh giá, trích dẫn, sử dụng dữ liệu và tuân thủ liêm chính học thuật. Thứ ba, kết nối cộng đồng, khuyến khích người sử dụng tham gia góp ý và đồng kiến tạo dịch vụ. Thứ tư, cung cấp dữ liệu phản hồi cho các quyết định về bổ sung tài nguyên, thiết kế không gian và tổ chức phục vụ. Thứ năm, góp phần củng cố uy tín, tính chính danh và trách nhiệm giải trình của cơ sở giáo dục đại học trước người học và xã hội.

Các nghiên cứu gần đây cho thấy mạng xã hội có thể mở rộng khả năng tiếp cận và tăng cường tương tác của thư viện đại học; tuy nhiên hiệu quả không phụ thuộc đơn thuần vào sự hiện diện trên nền tảng mạng xã hội, mà được quyết định bởi chiến lược, năng lực nhân sự, mức độ phù hợp của nội dung và khả năng phân tích dữ liệu. Trong bối cảnh Việt Nam, công nghệ, tài nguyên và dịch vụ số, cùng năng lực của đội ngũ thư viện số, được xác định là những yếu tố có ảnh hưởng đáng kể đến quá trình chuyển đổi. Những kết quả này củng cố quan điểm coi truyền thông là năng lực của tổ chức, thay vì nhiệm vụ riêng lẻ của một cán bộ hoặc một kênh thông tin^[2].

2.2. Sự chuyển đổi của mô hình truyền thông thư viện

Chuyển đổi số không chỉ là việc chuyển một thông báo in thành bài đăng trực tuyến. Thay đổi căn bản nằm ở tư duy phục vụ và phương thức quản trị, đó là từ truyền đạt một chiều sang đối thoại; từ cung cấp thông tin đại trà sang thiết kế nội dung phù hợp với nhu cầu và từng giai đoạn học tập; từ vận hành các kênh rời rạc sang tổ chức hành trình tiếp cận thống nhất; từ đánh giá số lượng sản phẩm truyền thông sang đánh giá mức độ tiếp cận, sử dụng dịch vụ và kết quả mang lại cho người dùng. Những khác biệt chủ yếu được khái quát tại Bảng 1 dưới đây.

Bảng 1. Sự chuyển đổi của mô hình truyền thông thư viện đại học

Nguồn: Tác giả đề xuất.

Trong mô hình này, dữ liệu truyền thông phải phục vụ việc cải tiến dịch vụ, thay vì chỉ được sử dụng để lập báo cáo. Một lượt truy cập chỉ có ý nghĩa khi được đặt trong toàn bộ hành trình của người sử dụng: nhận biết nhu cầu, tìm được nội dung đáng tin cậy, tiếp cận dịch vụ, tiếp tục quay lại và thu nhận kết quả thiết thực. Tuy nhiên, cá nhân hóa không thể được thực hiện bằng cách thu thập dữ liệu quá mức. Các nguyên tắc tối thiểu hóa dữ liệu, công khai mục đích xử lý, kiểm soát quyền truy cập và duy trì sự giám sát của con người cần được tích hợp ngay từ khâu thiết kế hoạt động truyền thông.

2.3. Cơ sở chính sách

Luật Thư viện năm 2019 và Nghị định số 93/2020/NĐ-CP đã tạo nền tảng pháp lý cho việc phát triển thư viện, tài nguyên thông tin và dịch vụ thư viện. Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 đặt chuyển đổi số trong tổng thể phát triển chính phủ số, kinh tế số và xã hội số. Riêng đối với lĩnh vực thư viện, Quyết định số 206/QĐ-TTg ngày 11/02/2021 đã xác định mục tiêu đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, trong đó chú trọng phát triển dịch vụ trực tuyến, số hóa tài liệu và nâng cao năng lực đội ngũ. Mục tiêu 100% thư viện có vai trò quan trọng, thư viện đại học và một số nhóm thư viện khác có trang thông tin điện tử cung cấp dịch vụ trực tuyến cho thấy truyền thông số gắn trực tiếp với năng lực cung ứng dịch vụ, chứ không chỉ dừng lại ở hoạt động tuyên truyền^[3].

Trong giáo dục đại học, Quyết định số 131/QĐ-TTg ngày 25/01/2022 định hướng tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo. Thông tư số 14/2023/TT-BGDĐT quy định tiêu chuẩn thư viện cơ sở giáo dục đại học, xác định dịch vụ thư viện số gắn với việc cung cấp, chia sẻ và khai thác tài nguyên số qua internet hoặc mạng nội bộ, đồng thời yêu cầu bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu người sử dụng. Hoạt động liên thông thư viện còn đòi hỏi hạ tầng tương thích, tài nguyên được xử lý theo chuẩn, phần mềm có khả năng kết nối và tuân thủ pháp luật về sở hữu trí tuệ, an ninh mạng. Đây là những tiền đề trực tiếp để tổ chức truyền thông hoạt động thư viện theo hướng thống nhất, chính xác và an toàn^[4].

Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 tiếp tục xác định phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số là đột phá chiến lược, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm. Đối với thư viện đại học công lập, tinh thần này cần được cụ thể hóa bằng việc đặt người học, giảng viên và nhà nghiên cứu vào vị trí trung tâm trong thiết kế dịch vụ và truyền thông. Từ ngày 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, qua đó đặt ra trách nhiệm pháp lý rõ ràng hơn khi thư viện thu thập dữ liệu đăng nhập, lịch sử truy cập, phản hồi, hành vi trên nền tảng hoặc sử dụng công cụ tự động để cá nhân hóa thông tin. Vì vậy, quản trị truyền thông thư viện số phải đồng thời bảo đảm hiệu quả phục vụ và tuân thủ pháp luật^[5].

3. Thực trạng truyền thông trong hoạt động thư viện tại các cơ sở giáo dục đại học công lập

3.1. Những kết quả bước đầu

Thứ nhất, nhận thức về vai trò của chuyển đổi số thư viện từng bước được nâng cao. Các chương trình và tiêu chuẩn chuyên ngành đã tạo cơ sở để cơ sở giáo dục đại học đầu tư cổng thông tin, thư viện điện tử, kho học liệu nội sinh, cơ sở dữ liệu và dịch vụ trực tuyến. Hoạt động truyền thông theo đó được mở rộng từ bảng tin, tờ giới thiệu và lớp hướng dẫn trực tiếp sang website, thư điện tử, mạng xã hội, mã QR, video hướng dẫn và tư vấn trực tuyến. Việc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch triển khai kế hoạch truyền thông về chuyển đổi số ngành thư viện năm 2025 cũng cho thấy sự chuyển dịch từ tuyên truyền khái quát sang phổ biến mô hình, công nghệ, kỹ năng khai thác tài nguyên số và kinh nghiệm thực hành^[6].

Thứ hai, liên kết và chia sẻ tài nguyên bước đầu mở rộng không gian phục vụ và truyền thông của từng thư viện. Theo thông tin do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch công bố năm 2025, Trung tâm Kết nối tri thức số đã kết nối 95 trường đại học trên cả nước. Khi tài nguyên được liên kết, thông điệp truyền thông không còn giới hạn trong bộ sưu tập của một đơn vị mà có thể hướng người sử dụng tới mạng lưới nguồn tin rộng hơn. Giá trị của truyền thông vì thế thể hiện ở khả năng giải thích rõ người dùng có thể khai thác nguồn lực nào, truy cập bằng cách thức nào và nhận hỗ trợ ở đâu trong hệ sinh thái liên thông^[7].

Thứ ba, một số cơ sở đã gắn đầu tư công nghệ với đổi mới trải nghiệm của người sử dụng. Trường Đại học Văn hóa Hà Nội được cơ quan quản lý chuyên ngành giới thiệu là trường hợp triển khai hệ thống quản lý thư viện tích hợp, kho tài nguyên số và các dịch vụ đăng ký thẻ, tra cứu, gia hạn, tư vấn trực tuyến; đồng thời tổ chức không gian học tập đa chức năng, ngày hội đọc sách, hoạt động tập huấn và cuộc thi trực tuyến. Thực tiễn này cho thấy truyền thông phát huy hiệu quả tốt hơn khi gắn với dịch vụ cụ thể và trải nghiệm thực tế, thay vì chỉ gia tăng tần suất đăng tin^[8].

Thứ tư, nội dung truyền thông ngày càng phong phú. Bên cạnh thông báo sách mới và lịch phục vụ, nhiều thư viện đã chú trọng hướng dẫn khai thác cơ sở dữ liệu, tìm kiếm học thuật, trích dẫn, nhận diện thông tin sai lệch, bảo đảm liêm chính học thuật, tiếp cận khoa học mở và sử dụng công cụ trí tuệ nhân tạo. Đây là bước chuyển tích cực từ truyền thông về “bộ sưu tập” sang truyền thông nhằm nâng cao “năng lực khai thác tri thức”. Dẫu vậy, mức độ triển khai giữa các cơ sở còn chưa đồng đều; đồng thời, hệ thống chưa có bộ dữ liệu thống nhất để đánh giá và so sánh.

3.2. Hạn chế và vấn đề đặt ra

Một là, vai trò chiến lược của truyền thông chưa được xác lập rõ tại một bộ phận cơ sở. Hoạt động truyền thông thường được triển khai theo sự kiện, đợt cao điểm hoặc yêu cầu hành chính, chưa liên kết chặt chẽ với mục tiêu đào tạo, nghiên cứu và chiến lược chuyển đổi số của nhà trường. Kế hoạch truyền thông nếu được xây dựng thì đôi khi mới dừng ở lịch đăng tin, chưa xác định đầy đủ mục tiêu cho từng nhóm người sử dụng, thông điệp cốt lõi, cơ chế phản hồi, nguồn lực và tiêu chí đánh giá. Vì vậy, nội dung truyền thông có xu hướng phản ánh điều thư viện muốn giới thiệu hơn là những nhiệm vụ người sử dụng cần hoàn thành.

Hai là, việc phân nhóm công chúng và cá nhân hóa nội dung còn hạn chế. Sinh viên năm thứ nhất cần được hướng dẫn những kỹ năng cơ bản; sinh viên năm cuối cần hỗ trợ làm khóa luận và chuẩn bị việc làm; học viên sau đại học, giảng viên và nhà nghiên cứu cần cơ sở dữ liệu chuyên ngành, công cụ quản lý tài liệu tham khảo, dữ liệu nghiên cứu và hỗ trợ công bố khoa học. Người khuyết tật cần các định dạng và phương thức tiếp cận phù hợp. Một nội dung dù chính xác nhưng được gửi đồng loạt, không đúng thời điểm hoặc bối cảnh, vẫn khó tạo ra hiệu quả. Trong khi đó, nghiên cứu nhu cầu chưa trở thành quy trình thường xuyên và phản hồi của người sử dụng chưa phải lúc nào cũng được chuyển hóa thành quyết định cải tiến.

Ba là, hệ thống kênh và dữ liệu còn phân tán. Website thư viện, cổng tra cứu, kho số, hệ thống quản lý học tập, ứng dụng sinh viên, thư điện tử và mạng xã hội có thể do nhiều đơn vị khác nhau quản lý, dẫn đến thông tin không được cập nhật đồng thời và trải nghiệm đăng nhập thiếu liền mạch. Người sử dụng phải chuyển qua nhiều đường dẫn, giao diện và cơ chế xác thực. Khi chưa có một nguồn thông tin chính thức, thống nhất, những khác biệt về thời hạn truy cập, phạm vi bản quyền hoặc quy trình sử dụng có thể làm suy giảm niềm tin.

Bốn là, đánh giá hiệu quả còn thiên về các chỉ số bề mặt như số bài đăng, lượt xem và số người theo dõi. Những chỉ số này cần thiết nhưng chưa cho biết người tiếp nhận có truy cập tài nguyên, tham gia tập huấn, đặt câu hỏi, quay lại sử dụng dịch vụ hoặc cải thiện năng lực thông tin hay không. Việc thiếu số liệu ban đầu làm căn cứ, mã nhận diện chiến dịch, liên kết có thể theo dõi, dữ liệu theo nhóm người sử dụng và quy trình kết hợp bằng chứng định lượng với phản hồi định tính khiến nhà quản lý khó đánh giá đầy đủ hiệu quả đầu tư.

Năm là, năng lực của đội ngũ và cơ chế phối hợp chưa theo kịp yêu cầu. Cán bộ thư viện có ưu thế về chuyên môn thông tin nhưng có thể chưa được bồi dưỡng đầy đủ về chiến lược nội dung, thiết kế trải nghiệm, phân tích dữ liệu, tối ưu khả năng tìm kiếm, truyền thông rủi ro và đạo đức AI. Ngược lại, bộ phận truyền thông am hiểu nền tảng nhưng không phải lúc nào cũng nắm chắc điều kiện giấy phép, ngôn ngữ chuyên ngành và hành vi tìm kiếm học thuật. Khi thiếu quy chế phối hợp giữa thư viện, truyền thông, công nghệ thông tin, bảo đảm chất lượng và các khoa chuyên môn, nội dung dễ thiếu nhất quán và trách nhiệm xử lý sự cố khó được xác định rõ.

Sáu là, rủi ro pháp lý và đạo đức ngày càng gia tăng. Hoạt động truyền thông có thể vô tình chia sẻ tài liệu ngoài phạm vi giấy phép, công khai hình ảnh hoặc dữ liệu người sử dụng khi chưa có căn cứ phù hợp, sử dụng công cụ theo dõi quá mức hoặc để chatbot cung cấp thông tin sai về tài nguyên và quy định. Trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ gợi ý nội dung, tạo mô tả, dịch và trả lời câu hỏi, song cũng tiềm ẩn nguy cơ thiên lệch, tạo thông tin không chính xác, thiếu minh bạch và xâm phạm bản quyền. Vì vậy, thư viện các cơ sở giáo dục đại học công lập cần xây dựng cách tiếp cận chiến lược đối với AI, đặt sự giám sát của con người, năng lực AI và quản trị rủi ro vào vị trí cốt lõi^[9].

3.3. Nguyên nhân chủ yếu

Những hạn chế nêu trên bắt nguồn từ cả thể chế, nguồn lực và cách thức tổ chức thực hiện. Ở cấp quản lý, mục tiêu chuyển đổi số thư viện đã tương đối rõ, nhưng hướng dẫn chuyên biệt về quản trị truyền thông, chuẩn dữ liệu đo lường và tiêu chí đánh giá mức độ trưởng thành số của hoạt động này còn thiếu. Ở cấp cơ sở, chênh lệch về kinh phí, hạ tầng, quy mô tài nguyên và nhân lực dẫn đến năng lực triển khai không đồng đều; truyền thông vẫn thường là nhiệm vụ kiêm nhiệm. Việc đánh giá thư viện còn thiên về đầu vào và kết quả đầu ra trực tiếp, chưa tạo đủ động lực để đo lường kết quả đối với người sử dụng. Bên cạnh đó, các hạn chế về bản quyền, khả năng liên thông, chi phí duy trì nền tảng và tốc độ thay đổi của hành vi số khiến nhiều mô hình thử nghiệm khó chuyển thành năng lực bền vững. Đây cũng là những nhóm rào cản đã được cơ quan quản lý chuyên ngành và các nghiên cứu gần đây nhận diện^[10].

4. Khung quản trị truyền thông thư viện số lấy người sử dụng làm trung tâm

Để khắc phục tình trạng triển khai rời rạc, có thể xây dựng khung quản trị gồm sáu thành tố liên kết chặt chẽ. Một là, định hướng chiến lược: xác định mục tiêu mà truyền thông cần phục vụ, chủ thể chịu trách nhiệm và nguồn lực được bố trí. Hai là, công chúng và nhu cầu: phân nhóm người sử dụng theo nhiệm vụ, giai đoạn học tập - nghiên cứu, năng lực số và yêu cầu tiếp cận, thay vì chỉ dựa trên đặc điểm nhân khẩu học. Ba là, nội dung định hướng giá trị: chuyển từ liệt kê tài nguyên sang giải thích lợi ích, cách sử dụng, giới hạn và căn cứ tin cậy. Bốn là, hệ thống kênh tích hợp: tổ chức các điểm tiếp xúc thống nhất, kết nối cổng thư viện với hệ thống quản lý học tập, cơ chế đăng nhập một lần, ứng dụng sinh viên và các kênh tương tác. Năm là, năng lực và phối hợp: hình thành nhóm liên chức năng cùng quy trình biên tập, phê duyệt, phản hồi và xử lý sự cố. Sáu là, dữ liệu, đánh giá và quản trị rủi ro: đo lường kết quả theo hành trình của người sử dụng, đồng thời quản trị dữ liệu cá nhân, bản quyền, an ninh, khả năng tiếp cận và AI.

Khung quản trị này vận hành theo chu trình: nhận diện nhu cầu - thiết kế thông điệp và dịch vụ - lựa chọn kênh tiếp cận - hỗ trợ sử dụng - thu nhận phản hồi - cải tiến. “Lấy người sử dụng làm trung tâm” không có nghĩa là đáp ứng mọi yêu cầu tức thời, mà là cân bằng nhu cầu chính đáng với sứ mệnh học thuật, quy định pháp luật, giới hạn của nguồn lực công và yêu cầu công bằng trong tiếp cận. Đối với cơ sở giáo dục đại học công lập, đây là điểm khác biệt căn bản giữa truyền thông thương mại và truyền thông của một thiết chế phục vụ lợi ích công.

Hiệu quả truyền thông cần được đánh giá theo chuỗi kết quả, thay vì dựa vào một chỉ số đơn lẻ. Hệ thống chỉ số phải đủ gọn để hỗ trợ ra quyết định, có khả năng phân tích theo nhóm người sử dụng nhưng không nhận diện cá nhân khi không cần thiết. Bảng 2 gợi ý cấu trúc đo lường tối thiểu; trên cơ sở đó, mỗi trường cần xác định số liệu ban đầu, mục tiêu và chu kỳ báo cáo phù hợp, không áp dụng máy móc một ngưỡng chung cho mọi cơ sở.

Bảng 2. Gợi ý nhóm chỉ số đánh giá hiệu quả truyền thông theo hành trình của người sử dụng

Nguồn: Tác giả đề xuất.

5. Giải pháp nâng cao hiệu quả truyền thông trong hoạt động thư viện tại các cơ sở giáo dục đại học công lập

5.1. Hoàn thiện định hướng và công cụ quản lý nhà nước

Cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục và cơ quan quản lý chuyên ngành thư viện cần phối hợp xây dựng hướng dẫn về quản trị truyền thông thư viện số, đồng thời lồng ghép nội dung này vào giai đoạn tiếp theo của Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện và chính sách chuyển đổi số giáo dục đại học. Hướng dẫn cần tập trung vào nguyên tắc và kết quả phải đạt, tránh hành chính hóa hoạt động sáng tạo. Nội dung tối thiểu nên bao gồm: yêu cầu lập kế hoạch; phương pháp phân nhóm người sử dụng; chuẩn thông tin về điều kiện truy cập và bản quyền; khả năng tiếp cận đối với người khuyết tật; quản trị dữ liệu; yêu cầu đối với chatbot và nội dung do AI hỗ trợ; khung chỉ số và cơ chế công khai kết quả phù hợp.

Cần xây dựng bộ tiêu chí đánh giá mức độ trưởng thành số của thư viện đại học, trong đó truyền thông là một phương diện độc lập nhưng có quan hệ chặt chẽ với tài nguyên, dịch vụ, hạ tầng, nhân lực và quản trị dữ liệu. Tiêu chí đánh giá không nên chỉ dừng ở việc thư viện có website hay tài khoản mạng xã hội, mà phải xem xét mức độ tích hợp, chất lượng trải nghiệm, khả năng phản hồi, mức chuyển hóa từ tiếp nhận thông tin sang sử dụng dịch vụ và năng lực bảo vệ người dùng. Kết quả đánh giá cần được sử dụng cho học hỏi, hỗ trợ kỹ thuật và phân bổ nguồn lực, không trở thành cuộc chạy đua hình thức về lượt tương tác.

Cùng với đó, Nhà nước cần thúc đẩy chuẩn hóa siêu dữ liệu, định danh, giao diện kết nối và hệ thống thống kê dùng chung để bảo đảm liên thông thư viện an toàn. Các chiến dịch truyền thông cấp ngành về văn hóa đọc, tài nguyên khoa học mở, liêm chính học thuật, kỹ năng thông tin và sử dụng AI có trách nhiệm có thể cung cấp nội dung cốt lõi để từng cơ sở điều chỉnh theo bối cảnh. Cách làm này vừa giảm chi phí trùng lặp, vừa hỗ trợ các trường còn hạn chế về nguồn lực, nhưng vẫn phải tôn trọng quyền tự chủ và đặc điểm người sử dụng của từng cơ sở.

5.2. Thể chế hóa trách nhiệm ở cấp cơ sở giáo dục đại học công lập

Lãnh đạo cơ sở giáo dục đại học công lập cần đưa truyền thông thư viện vào chiến lược chuyển đổi số, kế hoạch bảo đảm chất lượng và kế hoạch năm học. Hằng năm, thư viện cần xây dựng kế hoạch truyền thông, xác định rõ mục tiêu gắn với nhiệm vụ học thuật, nhóm công chúng ưu tiên, thông điệp, kênh, nguồn lực, chỉ số và trách nhiệm thực hiện. Cần xem xét, giao một lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm về kết quả, đồng thời bảo đảm đầu mối nghiệp vụ có đủ thời gian và thẩm quyền phối hợp, thay vì coi truyền thông là công việc kiêm nhiệm không được bố trí nguồn lực.

Cơ sở giáo dục đại học công lập cần ban hành quy chế phối hợp giữa thư viện với các đơn vị phụ trách truyền thông, công nghệ thông tin, pháp chế, bảo đảm chất lượng, đào tạo, khoa học và các khoa chuyên môn. Quy chế phải xác định nguồn thông tin chính thức, thẩm quyền phê duyệt, thời hạn phản hồi, cơ chế phân cấp xử lý bình luận và yêu cầu hỗ trợ, cũng như quy trình ứng phó khi xuất hiện thông tin sai, lộ lọt dữ liệu, vi phạm bản quyền hoặc gián đoạn dịch vụ. Đối với thông tin thường xuyên, cần phân quyền hợp lý để phản hồi nhanh; đối với nội dung có mức rủi ro cao, phải thực hiện rà soát chuyên môn và pháp lý.

5.3. Thiết kế truyền thông theo hành trình và giá trị của người sử dụng

Thư viện các cơ sở giáo dục đại học công lập cần xây dựng hồ sơ nhu cầu và hành trình sử dụng của các nhóm cốt lõi: sinh viên mới, sinh viên theo ngành học, sinh viên cuối khóa, học viên sau đại học, giảng viên, nhà nghiên cứu, cán bộ quản lý, cựu sinh viên và người dùng có nhu cầu tiếp cận đặc thù. Dữ liệu đầu vào có thể được thu thập từ phỏng vấn ngắn, quan sát yêu cầu hỗ trợ, thống kê tìm kiếm, câu hỏi thường gặp, khảo sát sau dịch vụ và trao đổi với giảng viên. Việc phân nhóm phải dựa trên nhu cầu thực tế, không suy diễn hoặc gán ghép các đặc điểm nhạy cảm.

Nội dung truyền thông cần được thiết kế theo nhiệm vụ mà người sử dụng muốn hoàn thành. Thay vì chỉ thông báo “thư viện đã mua cơ sở dữ liệu”, cần giải thích rõ cơ sở dữ liệu hỗ trợ giải quyết vấn đề nào, ai được quyền sử dụng, cách truy cập trong và ngoài trường, các giới hạn liên quan, nơi cung cấp video hướng dẫn và đầu mối hỗ trợ khi gặp sự cố. Có thể xây dựng các gói nội dung ngắn theo từng thời điểm như tuần sinh hoạt công dân, bắt đầu học phần, mùa thi, giai đoạn làm khóa luận, đăng ký đề tài hoặc chuẩn bị công bố quốc tế. Mỗi nội dung cần có lời kêu gọi hành động rõ ràng, đường dẫn tin cậy và phương án hỗ trợ tiếp theo.

Bên cạnh nội dung giới thiệu dịch vụ, thư viện cần đầu tư cho nội dung giáo dục người sử dụng, bao gồm: tìm kiếm và đánh giá nguồn tin; trích dẫn và quản lý tài liệu tham khảo; phòng, chống đạo văn; quản lý dữ liệu nghiên cứu; khoa học mở; bảo vệ dữ liệu; sử dụng AI có trách nhiệm. Hình thức thể hiện có thể là video ngắn, đồ họa thông tin, podcast, câu hỏi tương tác, khóa học ngắn trên hệ thống quản lý học tập, triển lãm số hoặc tư vấn theo chuyên ngành. Mọi định dạng cần sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, có phụ đề và văn bản thay thế khi cần thiết, đồng thời tương thích với thiết bị di động.

5.4. Tích hợp đa kênh và nâng cao trải nghiệm số

Cơ sở giáo dục đại học công lập cần tổ chức hệ thống kênh theo nguyên tắc “một nguồn nội dung chính thức, nhiều điểm tiếp cận phù hợp”. Cổng thư viện giữ vai trò là nguồn thông tin gốc; hệ thống quản lý học tập đưa tài nguyên vào bối cảnh của từng môn học; ứng dụng sinh viên và thư điện tử hỗ trợ thông báo theo nhóm; mạng xã hội tạo tương tác và dẫn người sử dụng trở lại dịch vụ chính thức. Cơ chế đăng nhập một lần, liên kết trực tiếp đến đúng tài nguyên, giao diện ưu tiên thiết bị di động và khả năng chuyển từ chatbot sang cán bộ hỗ trợ sẽ giúp giảm thao tác và trở ngại trong quá trình sử dụng.

Việc ứng dụng AI cần tuân theo nguyên tắc hỗ trợ, không thay thế trách nhiệm chuyên môn. AI có thể được sử dụng để phân loại câu hỏi, gợi ý bản nháp, dịch, tạo mô tả hoặc đề xuất tài nguyên; tuy nhiên, nội dung liên quan đến điều kiện truy cập, bản quyền, quy chế học thuật và tư vấn nghiên cứu phải được kiểm tra trước khi cung cấp. Hệ thống cần thông báo rõ khi người dùng đang tương tác với máy, ghi nhận nguồn được sử dụng, tạo khả năng chuyển tới cán bộ phụ trách và được kiểm thử định kỳ về độ chính xác, thiên lệch và an toàn dữ liệu. Không đưa dữ liệu cá nhân hoặc tài liệu hạn chế vào công cụ AI công cộng khi chưa có căn cứ pháp lý và biện pháp bảo vệ phù hợp.

5.5. Phát triển năng lực và cộng đồng thực hành

Năng lực truyền thông số cần được xác định là một bộ phận của chuẩn năng lực cán bộ thư viện tại các cơ sở giáo dục đại học công lập. Chương trình bồi dưỡng cần kết hợp kiến thức chuyên môn thư viện với năng lực nghiên cứu người sử dụng, biên tập nội dung số, kể chuyện bằng dữ liệu, sản xuất nội dung đa phương tiện, tối ưu khả năng được tìm thấy trên môi trường số, phân tích hành trình, thiết kế bảo đảm khả năng tiếp cận, xử lý khủng hoảng và đạo đức AI. Hoạt động bồi dưỡng phải gắn với sản phẩm và tình huống thực tế; sau tập huấn, cán bộ cần có cơ hội thử nghiệm, được tư vấn và chia sẻ kinh nghiệm.

Tùy theo quy mô, mỗi cơ sở giáo dục đại học công lập có thể thành lập nhóm truyền thông thư viện liên chức năng. Ở cấp liên trường, cần phát triển cộng đồng thực hành để dùng chung hướng dẫn, mẫu nội dung, bộ câu hỏi thường gặp, công cụ đánh giá và tình huống quản trị rủi ro. Mạng lưới liên thông thư viện có thể phối hợp thực hiện các chiến dịch theo chủ đề, giới thiệu tài nguyên dùng chung và chuyển tiếp những yêu cầu chuyên sâu đến đơn vị phù hợp. Cơ chế này đặc biệt có ý nghĩa đối với các trường quy mô không lớn, giúp tiếp cận năng lực chuyên gia mà không phải duy trì đầy đủ mọi vị trí chuyên môn.

5.6. Đổi mới đo lường, bảo vệ dữ liệu và tổ chức lộ trình thực hiện

Thư viện tại cơ sở giáo dục đại học công lập cần xác lập số liệu ban đầu và xây dựng bảng chỉ số theo dõi tinh gọn, ưu tiên những chỉ số có khả năng hỗ trợ ra quyết định. Dữ liệu truyền thông nên được đối chiếu với dữ liệu sử dụng dịch vụ ở mức tổng hợp, kết hợp với phỏng vấn, quan sát và phản hồi mở để lý giải nguyên nhân. Thử nghiệm A/B chỉ nên áp dụng đối với nội dung có mức rủi ro thấp, trên cơ sở giả thuyết rõ ràng và không gây bất lợi cho bất kỳ nhóm người sử dụng nào. Báo cáo cần phản ánh cả kết quả chưa đạt, bài học kinh nghiệm và biện pháp điều chỉnh, thay vì chỉ tổng hợp thành tích.

Quản trị dữ liệu phải tuân thủ các nguyên tắc tối thiểu hóa, xác định rõ mục đích, quy định thời hạn lưu giữ, phân quyền truy cập và xóa dữ liệu khi không còn nhu cầu xử lý hợp pháp. Thông báo về quyền riêng tư cần được trình bày dễ hiểu; việc sử dụng hình ảnh, phản hồi hoặc câu chuyện của người dùng cho mục đích truyền thông phải có căn cứ phù hợp. Cần kiểm kê các công cụ theo dõi, bên thứ ba tham gia xử lý dữ liệu và quyền truy cập của quản trị viên; đồng thời xây dựng phương án sao lưu, ứng phó sự cố và thông báo theo quy định. Thông tin về bản quyền và giấy phép phải được thể hiện ngay tại điểm cung cấp nội dung để người dùng không nhầm lẫn giữa quyền truy cập với quyền sao chép hoặc phổ biến.

Lộ trình thực hiện có thể được chia thành ba bước. Giai đoạn 2026 - 2027, cơ sở giáo dục đại học công lập tiến hành rà soát hệ thống kênh và dữ liệu, ban hành quy chế phối hợp, xác lập số liệu ban đầu, chuẩn hóa thông tin và xử lý những điểm nghẽn truy cập quan trọng. Giai đoạn 2028 - 2029, thư viện tại cơ sở giáo dục đại học công lập đẩy mạnh tích hợp với hệ thống quản lý học tập và ứng dụng sinh viên, mở rộng nội dung theo hành trình sử dụng, tăng cường liên thông tài nguyên và triển khai cá nhân hóa có kiểm soát. Đến năm 2030, cần đánh giá mức độ trưởng thành, đo lường kết quả đối với hoạt động học tập - nghiên cứu và điều chỉnh mô hình trên cơ sở bằng chứng. Ở mỗi bước, cần có phương án hỗ trợ những cơ sở còn hạn chế về nguồn lực để chuyển đổi số không làm gia tăng bất bình đẳng trong tiếp cận tri thức.

6. Kết luận

Trong bối cảnh chuyển đổi số, truyền thông trong hoạt động thư viện tại các cơ sở giáo dục đại học công lập cần được tái định vị từ nhiệm vụ quảng bá sang chức năng quản trị dịch vụ tri thức. Giá trị của truyền thông không nằm ở số lượng bài đăng, mà ở khả năng giúp đúng nhóm người sử dụng nhận biết, tiếp cận và khai thác tài nguyên một cách an toàn, qua đó nâng cao kết quả học tập, giảng dạy và nghiên cứu. Quá trình này đòi hỏi sự kết hợp giữa định hướng quản lý nhà nước, trách nhiệm của lãnh đạo cơ sở giáo dục đại học, năng lực chuyên môn của thư viện và cơ chế phối hợp liên đơn vị.

Khung sáu thành tố được đề xuất nhấn mạnh yêu cầu quản trị đồng bộ giữa chiến lược, công chúng, nội dung, hệ thống kênh, năng lực tổ chức, dữ liệu và rủi ro. Nếu chỉ đầu tư nền tảng mà thiếu nội dung và cơ chế hỗ trợ, tài nguyên số khó được khai thác hiệu quả; nếu chỉ theo đuổi tương tác mà xem nhẹ bảo vệ dữ liệu và giám sát chuyên môn, niềm tin của người sử dụng có thể bị suy giảm. Vì vậy, chuyển đổi số trong truyền thông thư viện tại cơ sở giáo dục đại học công lập phải được triển khai như một quá trình cải tiến liên tục, lấy người sử dụng làm trung tâm, dựa trên bằng chứng và tuân thủ pháp luật. Đây là điều kiện quan trọng để thư viện đại học công lập phát huy vai trò là hạ tầng tri thức phục vụ đổi mới giáo dục đại học và phát triển quốc gia số./.

--------------------------------

Tài liệu tham khảo:

1. Athukorala, W. & Jayasundara, C. C (2025), Social Media as a Digital Communication Tool for Academic Library Marketing: A Systematic Literature Review. Language, Technology, and Social Media, 3(1), 131-149. https://doi.org/10.70211/ltsm.v3i1.164.

2. Bộ Chính trị (2024), Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia. tulieuvankien.dangcongsan.vn

3. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2023), Thông tư số 14/2023/TT-BGDĐT ngày 17/7/2023 quy định tiêu chuẩn thư viện cơ sở giáo dục đại học. vanban.chinhphu.vn.

4. Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (2025), Chuyển đổi số thư viện: Nỗ lực bứt phá, vượt rào cản. bvhttdl.gov.vn.

5. Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (2025b), Triển khai các hoạt động truyền thông về chuyển đổi số ngành thư viện. bvhttdl.gov.vn.

6. Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (2025), Trường Đại học Văn hóa Hà Nội đẩy mạnh chuyển đổi số, đổi mới sáng tạo trong hoạt động thư viện. bvhttdl.gov.vn.

7. Cheng, W. W. H., Lam, E. T. H. & Chiu, D. K. W (2020), Social media as a platform in academic library marketing: A comparative study. The Journal of Academic Librarianship, 46(5), 102188. https://doi.org/10.1016/j.acalib.2020.102188.

8. Chính phủ (2020), Nghị định số 93/2020/NĐ-CP ngày 18/8/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật Thư viện. vanban.chinhphu.vn.

9. Chính phủ (2025), Nghị định số 356/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân. vanban.chinhphu.vn.

10. Cox, A (2023), Developing a library strategic response to Artificial Intelligence. International Federation of Library Associations and Institutions. ifla.org.

11. Ihejirika, K. T. & Goulding, A (2021), Rethinking Academic Library Use of Social Media for Marketing: Management Strategies for Sustainable User Engagement. Journal of Library Administration, 61(1), 58-85. https://doi.org/10.1080/01930826.2020.1845547.

12. Nguyen, H. L., Dang, B., Hong, Y. & Nguyen, A (2025), Digital transformation in Vietnamese higher education: an epistemic network analysis of policy documents. Journal of International Cooperation in Education, 27(2), 138-156. https://doi.org/10.1108/JICE-03-2024-0010.

13. Nguyen, L. T (2026), Influential factors in digital transformation of Vietnamese academic library services. IFLA Journal, OnlineFirst. https://doi.org/10.1177/03400352261436359.

14. Quốc hội (2019), Luật Thư viện số 46/2019/QH14 ngày 21/11/2019. vanban.chinhphu.vn

15. Quốc hội (2025), Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 ngày 26/6/2025. vanban.chinhphu.vn.

16. Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. vanban.chinhphu.vn.

17. Thủ tướng Chính phủ (2021), Quyết định số 206/QĐ-TTg ngày 11/02/2021 phê duyệt Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. vanban.chinhphu.vn.

18. Thủ tướng Chính phủ (2022), Quyết định số 131/QĐ-TTg ngày 25/01/2022 phê duyệt Đề án tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong giáo dục và đào tạo giai đoạn 2022-2025, định hướng đến năm 2030. vanban.chinhphu.vn.

-------------------------------------

Chú thích:

ThS Nguyễn Văn Thủy - Học viện Hành chính và Quản trị công