Từ ngày 01/7/2025, tỉnh Gia Lai được thành lập trên cơ sở sáp nhập tỉnh Bình Định và tỉnh Gia Lai (cũ), có 135 đơn vị hành chính cấp xã. Toàn tỉnh có 230.687 người được công nhận có công với cách mạng, trong đó Bình Định cũ có 165.326 người, Gia Lai cũ có 65.361 người; 13.246 người thuộc đối tượng trợ cấp. Hiện gần 40.000 người đang hưởng trợ cấp ưu đãi hằng tháng, trong đó có 5.470 thân nhân người có công.
Số hóa hồ sơ người có công
giúp giải quyết chính sách được đầy đủ, kịp thời, chính xác. Ảnh minh họa
Số lượng người có công nhiều, do đó khối lượng hồ sơ cần quản lý cũng rất lớn. Đây là những hồ sơ được hình thành qua nhiều giai đoạn, gắn với quá trình hoạt động cách mạng, chiến đấu, hy sinh và cống hiến của từng người, vừa là căn cứ giải quyết chế độ, vừa có giá trị về mặt tư liệu lịch sử.
Theo Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai, thực tế cho thấy nhiều người có công có nhu cầu giải quyết quyền lợi nhưng giấy tờ gốc không còn được lưu giữ. Một số hồ sơ được lập từ lâu, tài liệu liên quan bị thất lạc, hư hỏng hoặc chưa đầy đủ căn cứ pháp lý, khiến việc thẩm định, xác minh gặp khó khăn.
Với những trường hợp cần xác minh lại sau nhiều năm, việc tìm kiếm căn cứ càng khó khi nhân chứng lịch sử tuổi cao hoặc đã qua đời, trong khi tài liệu lưu trữ hạn chế. Một số đối tượng thay đổi nơi cư trú, hồ sơ phải chuyển giữa các địa phương cũng gây khó khăn cho việc theo dõi, quản lý.
Đáng chú ý, tình trạng thông tin trên hồ sơ gốc và giấy tờ cá nhân không thống nhất nhưng chưa có hướng dẫn chung để xử lý. Chẳng hạn, có trường hợp con liệt sĩ có thông tin trên giấy tờ cá nhân không khớp với hồ sơ gốc của liệt sĩ.
Việc xử lý những trường hợp này không đơn giản. Không thể tùy tiện sửa hồ sơ gốc liệt sĩ theo giấy tờ cá nhân, nhưng cũng không thể chỉ căn cứ hồ sơ gốc để điều chỉnh các giấy tờ cá nhân có liên quan. Việc xác minh, thống nhất thông tin vì thế có thể kéo dài, ảnh hưởng đến quyền lợi của thân nhân người có công.
Bên cạnh đó, khó khăn còn đến từ nguồn nhân lực. Tỉnh Gia Lai hiện có 07 công chức cấp tỉnh thực hiện quản lý lĩnh vực người có công; tại Phòng Văn hóa - Xã hội của xã, phường bố trí một công chức phụ trách lĩnh vực này. Đội ngũ này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm thực tiễn và nghiên cứu văn bản để thực hiện nhiệm vụ, chưa được đào tạo cơ bản về chính sách ưu đãi người có công.
Trong khi đó, việc giải quyết chính sách đòi hỏi sự phối hợp của nhiều cơ quan. Sở Nội vụ phối hợp với Công an tỉnh, Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh và Hội Cựu tù chính trị tỉnh để tra cứu tàng thư phục vụ công nhận người hoạt động kháng chiến bị địch bắt tù đày, công nhận liệt sĩ; phối hợp đề nghị công nhận, truy tặng danh hiệu Bà mẹ Việt Nam anh hùng và phối hợp với ngành y tế giám định đối với một số nhóm đối tượng.
Một số thủ tục vì phải gửi hồ sơ đến các cơ quan liên quan để xác minh, làm rõ nên thời gian giải quyết kéo dài. Với hồ sơ phải khám, giám định, tiến độ còn phụ thuộc vào Hội đồng Giám định y khoa.
Từ thực tiễn trên, Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai đề nghị các cơ quan chức năng thống nhất xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ người có công, đồng thời quy định việc lưu trữ điện tử đối với loại hồ sơ này.
Theo Sở Nội vụ, hồ sơ người có công có tính chất đặc thù bởi được hình thành qua nhiều giai đoạn và chứa đựng nhiều thông tin lịch sử. Trong khi nhiều giao dịch của người dân hiện được thực hiện trên cơ sở Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, việc quản lý hồ sơ người có công cần có quy định cụ thể để chuyển đổi, lưu trữ và khai thác dữ liệu điện tử.
Hệ thống quản lý thống nhất cần đáp ứng việc số hóa hồ sơ gốc, cập nhật thông tin, tra cứu, đối chiếu dữ liệu và lưu giữ căn cứ, lịch sử hình thành hồ sơ. Qua đó, cán bộ có thêm cơ sở xác định nguồn thông tin khi xử lý những trường hợp sai lệch hoặc thiếu giấy tờ.
Tuy nhiên, số hóa không chỉ là quét hồ sơ giấy đưa lên hệ thống. Với những hồ sơ tồn tại qua nhiều thập kỷ, trước khi số hóa cần rà soát, phân loại, kiểm tra và chuẩn hóa. Những trường hợp thiếu giấy tờ, thông tin chưa thống nhất hoặc cần xác minh phải được xử lý theo quy định, tránh đưa dữ liệu chưa được kiểm chứng vào cơ sở dữ liệu.
Một cơ sở dữ liệu thống nhất cũng giúp giảm khâu tìm kiếm, đối chiếu thủ công, nhất là trong điều kiện địa giới hành chính, tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện nhiệm vụ có sự thay đổi. Việc liên kết thông tin giữa các cơ quan sẽ thuận lợi hơn cho quá trình xác minh, giải quyết hồ sơ.
Đối với người có công và thân nhân, điều quan trọng nhất là dữ liệu chính xác để không ảnh hưởng đến quyền lợi chính sách. Các chế độ ưu đãi gồm trợ cấp, phụ cấp, bảo hiểm y tế, điều dưỡng phục hồi sức khỏe, hỗ trợ giáo dục, nhà ở và nhiều chính sách khác. Gia Lai đang thực hiện các chế độ theo quy định; trong đó trợ cấp, phụ cấp hằng tháng được chi trả qua hệ thống Bưu điện.
Một thông tin thiếu hoặc sai lệch, nếu không có căn cứ kiểm chứng, có thể khiến việc giải quyết chính sách gặp khó khăn, nhất là với những hồ sơ đã được lập từ nhiều thập kỷ trước. Số hóa giúp hạn chế nguy cơ mất mát dữ liệu khi hồ sơ giấy xuống cấp hoặc thất lạc, đồng thời tạo điều kiện tra cứu, đối chiếu lâu dài.
Đối với hồ sơ người có công, đây còn là cách lưu giữ những thông tin về quá trình hoạt động, chiến đấu, hy sinh và cống hiến của mỗi người. Khi tài liệu gốc xuống cấp, nhân chứng lịch sử ngày càng ít, việc bảo toàn dữ liệu điện tử càng có ý nghĩa.
Từ thực tiễn của tỉnh Gia Lai, việc
xây dựng phần mềm quản lý và lưu trữ điện tử, đi cùng với chuẩn hóa dữ liệu và
quy định thống nhất về quản lý, khai thác hồ sơ, sẽ giúp công tác giải quyết
chính sách thuận lợi, chính xác hơn, đồng thời bảo toàn nguồn tư liệu về người
có công./.
Vương Hà
Tin tức cùng chuyên mục
Bài viết cùng tác giả
