Đào tạo nghề để làm việc cho doanh nghiệp: Khi nào phải hoàn trả chi phí đào tạo?

Phân biệt học nghề, tập nghề với đào tạo nâng cao kỹ năng

Điều 61, Bộ luật Lao động năm 2019 quy định về học nghề, tập nghề để làm việc cho người sử dụng lao động. Theo đó, học nghề là việc người sử dụng lao động tuyển người vào để đào tạo nghề nghiệp tại nơi làm việc; tập nghề là việc tuyển người vào để hướng dẫn thực hành công việc, tập làm nghề theo vị trí việc làm tại nơi làm việc. Thời hạn tập nghề không quá 03 tháng.

Đáng chú ý, người sử dụng lao động tuyển người vào học nghề, tập nghề để làm việc cho mình không được thu học phí. Trong thời gian học nghề, tập nghề, nếu người học trực tiếp hoặc tham gia lao động thì được người sử dụng lao động trả lương theo mức do hai bên thỏa thuận. Khi kết thúc thời hạn học nghề, tập nghề, nếu người học nghề, người tập nghề đáp ứng yêu cầu và tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động thì hai bên phải ký kết hợp đồng lao động. Đây là những nguyên tắc quan trọng nhằm ngăn việc lợi dụng danh nghĩa đào tạo để sử dụng lao động nhưng không bảo đảm quyền lợi của người học nghề, người tập nghề.

Trong khi đó, Điều 62 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định: Hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài từ kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động.

Hợp đồng phải được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản và phải có những nội dung chủ yếu như: Nghề đào tạo, địa điểm, thời gian và tiền lương trong thời gian đào tạo, thời hạn cam kết phải làm việc sau khi được đào tạo, chi phí đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo, trách nhiệm của người sử dụng lao động và trách nhiệm của người lao động. Chính nội dung về thời hạn cam kết làm việc và trách nhiệm hoàn trả là cơ sở quan trọng để xác định nghĩa vụ tài chính của người lao động khi quan hệ lao động chấm dứt.

Theo Bộ luật Lao động 2019, việc người lao động chấm dứt hợp đồng lao động không đương nhiên làm phát sinh nghĩa vụ hoàn trả chi phí đào tạo. Khoản 3 Điều 40 quy định người lao động phải hoàn trả chi phí đào tạo trong trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; đồng thời, khoản 2 Điều 62 yêu cầu hợp đồng đào tạo nghề phải xác định thời hạn cam kết làm việc sau đào tạo, chi phí đào tạo và trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo. Vì vậy, nghĩa vụ hoàn trả cần được xem xét trên cơ sở hợp đồng đào tạo nghề và các điều kiện đã được hai bên thỏa thuận. Hợp đồng phải xác định rõ chi phí đào tạo, thời gian người lao động cam kết làm việc sau khi hoàn thành đào tạo, trách nhiệm của mỗi bên và nguyên tắc, trường hợp, mức hoặc phương thức hoàn trả chi phí đào tạo khi phát sinh nghĩa vụ theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Chẳng hạn, doanh nghiệp cử một người lao động tham gia khóa đào tạo chuyên môn ở nước ngoài với tổng chi phí hợp lệ được xác định là 100 triệu đồng. Hai bên ký hợp đồng đào tạo, trong đó người lao động cam kết sau khi hoàn thành khóa học phải làm việc cho doanh nghiệp trong 03 năm. Nếu người lao động tự ý nghỉ việc khi mới làm việc được một thời gian, nghĩa vụ hoàn trả có thể phát sinh theo thỏa thuận và quy định pháp luật.

Trường hợp quan hệ lao động chấm dứt do hành vi vi phạm hoặc do nguyên nhân thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động, việc yêu cầu người lao động hoàn trả chi phí đào tạo phải được xem xét trên cơ sở cụ thể của từng trường hợp, nội dung hợp đồng đào tạo và nguyên nhân chấm dứt quan hệ lao động; không thể mặc nhiên áp dụng nghĩa vụ hoàn trả chỉ vì người lao động chưa hoàn thành thời hạn cam kết.

Chi phí đào tạo gồm những khoản nào?

Điều 62 Bộ luật Lao động năm 2019 cũng quy định tương đối cụ thể về chi phí đào tạo. Đây là cơ sở để xác định khoản tiền mà người lao động có thể phải hoàn trả khi vi phạm cam kết.

Theo quy định, chi phí đào tạo có thể bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về việc chi trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy móc, thiết bị, vật liệu thực hành và các chi phí khác hỗ trợ cho người học; tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong thời gian người lao động đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.

Như vậy, không phải bất kỳ khoản tiền nào doanh nghiệp tự xác định là “chi phí đào tạo” cũng có thể yêu cầu người lao động hoàn trả. Khoản chi phải gắn với hoạt động đào tạo và có căn cứ chứng minh theo quy định.

Đây cũng là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi xây dựng hợp đồng đào tạo. Hợp đồng càng cụ thể về nội dung đào tạo, thời gian, chi phí, thời gian cam kết làm việc và phương thức hoàn trả thì càng hạn chế nguy cơ tranh chấp.

Đối với trách nhiệm của doanh nghiệp trong quá trình đào tạo nghề, Nghị định số 283/2026/NĐ-CP ngày 15/7/2026 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, có hiệu lực thi hành từ ngày 10/9/2026, trong đó có các hành vi vi phạm quy định về đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề. Quy định này góp phần bảo đảm việc đào tạo trong doanh nghiệp được thực hiện đúng pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động.

Đặc biệt, hành vi thu học phí của người học nghề, tập nghề; không trả lương cho người học nghề, tập nghề trong trường hợp họ trực tiếp hoặc tham gia lao động; không ký hợp đồng đào tạo hoặc không thực hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc của hợp đồng đào tạo sẽ bị xử lý theo quy định.

Cam kết đào tạo phải minh bạch, rõ ràng

Đối với doanh nghiệp, đào tạo nhân lực là khoản đầu tư cần thiết. Doanh nghiệp có quyền kỳ vọng người lao động tiếp tục làm việc trong một khoảng thời gian nhất định sau khi được đầu tư đào tạo. Tuy nhiên, quyền này cần được xác lập bằng thỏa thuận rõ ràng và phù hợp với pháp luật.

Một hợp đồng đào tạo nghề chặt chẽ cần xác định cụ thể nghề hoặc nội dung đào tạo; nơi đào tạo; thời gian đào tạo; tổng chi phí; nguồn kinh phí; thời gian cam kết làm việc sau đào tạo; các trường hợp phải hoàn trả; phương thức và mức hoàn trả.

Đối với người lao động, trước khi ký hợp đồng đào tạo, cần đọc kỹ các điều khoản liên quan đến thời gian cam kết làm việc và trách nhiệm tài chính. Người lao động cũng cần lưu giữ một bản hợp đồng cùng các tài liệu liên quan đến quá trình đào tạo để bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp.

Hoàn trả chi phí phải căn cứ vào cam kết và pháp luật

Trong quan hệ lao động, quyền lợi của doanh nghiệp và người lao động cần được bảo đảm hài hòa. Doanh nghiệp có quyền bảo vệ khoản đầu tư cho nguồn nhân lực, còn người lao động có quyền được biết đầy đủ về nghĩa vụ của mình trước khi cam kết.

Một cơ chế đào tạo nghề minh bạch cũng góp phần xây dựng quan hệ lao động ổn định. Khi các khoản chi được xác định rõ, thời gian cam kết hợp lý và trách nhiệm của mỗi bên được quy định cụ thể, người lao động có cơ sở lựa chọn, doanh nghiệp có cơ sở bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Đào tạo nghề vì vậy cần được nhìn nhận như một khoản đầu tư dài hạn cho chất lượng nguồn nhân lực. Để khoản đầu tư này phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, xây dựng hợp đồng đào tạo chặt chẽ; người lao động cần chủ động tìm hiểu quyền, nghĩa vụ trước khi ký kết.

Khi tranh chấp phát sinh, câu hỏi cần được đặt ra không phải đơn giản là doanh nghiệp đã chi bao nhiêu tiền, mà là khoản chi đó có thuộc chi phí đào tạo theo luật hay không, hai bên đã cam kết những gì, người lao động vi phạm nghĩa vụ nào và căn cứ pháp lý nào làm phát sinh trách nhiệm hoàn trả. Đây là cơ sở để bảo đảm việc giải quyết tranh chấp khách quan, đúng pháp luật và hài hòa lợi ích của các bên. Việc thực hiện đúng các quy định trên sẽ góp phần hạn chế tranh chấp, bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động và bảo đảm doanh nghiệp có thể yên tâm đầu tư cho đào tạo, phát triển nguồn nhân lực./.

Nhật Vy