Phát triển nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số theo tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW về đổi mới sáng tạo, khoa học công nghệ và chuyển đổi số quốc gia - góc nhìn thực tiễn và định hướng chính sách

Cơ sở pháp lý và xu hướng chuyển đổi số trong ngành Văn thư, lưu trữ

Việc Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ năm 2024 đã ghi dấu ấn quan trọng về sự chuyển đổi mang tính gốc rễ trong nhận thức và thực tiễn quản lý tài liệu nhà nước. Tài liệu không còn được hiểu chỉ là vật mang tin mà được hiểu là thông tin gắn liền với vật mang tin, đòi hỏi sự chuyển đổi toàn diện trong phương thức quản lý, lưu trữ, truy cập và bảo vệ thông tin. Bên cạnh đó, xu hướng số hóa trong chính quyền điện tử và chính phủ số yêu cầu các cơ quan nhà nước không chỉ chuyển đổi về công nghệ mà còn chuyển đổi về nhân lực, văn hóa và tư duy lãnh đạo, quản lý. Trong đó, văn thư, lưu trữ là lĩnh vực chứa nhiều tiềm năng chưa được khai phá thể hiện rõ trong khối hệ thống số liệu quốc gia.

Thực trạng nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ

Theo số liệu thống kê đến 30/6/2024, số lượng công chức, viên chức toàn ngành văn thư, lưu trữ như sau: công chức tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là 43 người; viên chức tại Lưu trữ lịch sử các cấp là 1.157 người, trong đó Lưu trữ lịch sử trung ương là 280 người; Lưu trữ lịch sử địa phương là 877 người; công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại bộ phận văn thư, lưu trữ các cơ quan là 45.515 người, trong đó số người làm công tác văn thư là 37.250 người, số người làm công tác lưu trữ là 8.265 người. Tuy nhiên, chất lượng đội  ngũ này chưa hoàn toàn đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, còn thiếu hụt nhân lực ngành công nghệ thông tin, thiếu chuẩn đề, chưa rõ chuẩn năng lực. Bên cạnh đó, việc tuyển dụng nhân lực có kiến thức công nghệ cao vào lĩnh vực văn thư, lưu trữ gặp nhiều khó khăn do sự chênh lệch giữa mức đãi ngộ và nhu cầu nghề nghiệp. Hệ thống đào tạo chưa kết nối chặt chẽ với thực tiễn công việc.

Định hướng và giải pháp phát triển nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số theo tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW

Theo số liệu thống kê lĩnh vực văn thư, lưu trữ và số liệu điều tra, khảo sát trong phạm vi dự án Điều tra, khảo sát thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ và số liệu tổng hợp của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đến 30/6/2024, số lượng công chức, viên chức lĩnh vực văn thư, lưu trữ như sau: công chức tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là 43 người; viên chức tại Lưu trữ lịch sử các cấp là 1.157 người, trong đó Lưu trữ lịch sử trung ương là 280 người; Lưu trữ lịch sử địa phương là 877 người; công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan là 45.515 người, trong đó số người làm công tác văn thư là 37.250 người, số người làm công tác lưu trữ là 8.265 người.

Ngày 22/12/2024, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 57-NQ/TW về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, theo đó, quan điểm chỉ đạo là “Chú trọng bảo đảm nguồn nhân lực có trình độ cao cho phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia; có cơ chế, chính sách đặc biệt về nhân tài”. Với vai trò là cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý chức danh nghề nghiệp lưu trữ viên, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần có giải pháp để xây dựng nguồn nhân lực ngành, lĩnh vực văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu đổi mới, sáng tạo và chuyển đổi số trong ngành, lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo tinh thần Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị trong thời gian tới, cụ thể là:

Một là, các cơ quan, đơn vị cần triển khai tuyển dụng đủ số lượng người làm việc trong ngành, lĩnh vực theo số biên chế được giao, trong đó tăng cường tuyển dụng nhân lực chuyên ngành công nghệ thông tin.

Hiện nay, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 9/2024/TT-BNV về hướng dẫn cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và định mức số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập lĩnh vực lưu trữ. Thông tư này quy định số lượng viên chức trong đơn vị sự nghiệp lưu trữ, còn số lượng công chức tham mưu quản lý về văn thư, lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Sở Nội vụ và số lượng công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại văn thư, lưu trữ cơ quan chưa được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật mà do cơ quan có thẩm quyền giao.

Tại Lưu trữ lịch sử: theo quy định tại Thông tư số 9/2024/TT-BNV, tổng số người làm việc tại đơn vị sự nghiệp lưu trữ lịch sử các cấp tối đa cần 1782 người, số lượng hiện có 1003 người, còn thiếu khoảng gần 800 người[1].

Tại bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan: theo số liệu thống kê năm 2023, tổng số lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ là 45.515[2] người, trong đó số người làm công tác văn thư là 37.250 người, số người làm công tác lưu trữ là 8.265 người. Cơ quan quản lý chưa rà soát số lượng người còn thiếu thực tế gần đây nhất, tuy nhiên với số lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ này thì nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ là rất lớn.

Hai là, xác định rõ yêu cầu về kiến thức, kỹ năng đối với đội ngũ nhân sự văn thư, lưu trữ để đào tạo, bồi dưỡng và tuyển dụng nhân lực phù hợp.

Ngành Văn thư, lưu trữ và lĩnh vực văn thư, lưu trữ là lĩnh vực đòi hỏi kiến thức và kỹ năng chuyên môn cao. Trong bối cảnh xây dựng chính phủ số hiện nay, ngoài những kiến thức chuyên môn sâu về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ thì người làm công tác này rất cần có kiến thức tốt, kỹ năng giỏi về công nghệ thông tin, bảo mật thông tin, đó là việc am hiểu và sử dụng các phần mềm lưu trữ số, các công nghệ lưu trữ dữ liệu đám mây và khả năng ứng dụng blockchain để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu lưu trữ số; hiểu biết về phần mềm quản lý văn bản, tài liệu điện tử, hệ thống quản lý dữ liệu, phần mềm lưu trữ và các công cụ hỗ trợ số hóa tài liệu, xử lý hình ảnh, lưu trữ đám mây, kỹ năng phân tích, tổ chức và lưu trữ các lượng dữ liệu lớn… hay việc ứng dụng AI trong phân loại tài liệu, nhận dạng ký tự quang học (OCR), tra cứu thông minh…

Theo số liệu Bộ Thông tin và Truyền thông (nay là Bộ Khoa học và Công nghệ) đưa ra thì hiện nay Việt Nam có 1,5 triệu lao động đang làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin, công nghệ số; có 168 trường đại học và 520 trường nghề đào tạo về ICT. Hiện nay, hàng năm, tổng số tốt nghiệp trên 84.000, với khoảng 50.000 tốt nghiệp hệ đại học và 34.000 hệ cao đẳng, trung cấp; tổng số chỉ tiêu tuyển sinh khoảng 100.000. Năm 2023 chứng kiến làn sóng sa thải hàng loạt nhân sự công nghệ trên toàn cầu và Việt Nam không phải ngoại lệ. Tuy nhiên, theo dự báo tại Việt Nam, một số vị trí việc làm có nhu cầu tuyển dụng ngày một cao, thị trường chưa đáp ứng được như kỹ sư dữ liệu, trí tuệ nhân tạo, điện toán đám mây. Đối với lĩnh vực văn thư, lưu trữ cũng rất cần tuyển dụng kỹ sư dữ liệu. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc tuyển dụng nhân sự cho văn thư, lưu trữ số là từ nguồn sinh viên được đào tạo chuyên ngành công nghệ thông tin là vô cùng khó khăn.

Thực tế cho thấy việc tuyển dụng người được đào tạo, bồi dưỡng chuyên ngành công nghệ thông tin về làm công tác văn thư, lưu trữ là rất khó khăn, do đó, các cơ sở đào tạo cần nghiên cứu, đổi mới chương trình đào tạo để đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ số nhằm đáp ứng yêu cầu nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ trong bối cảnh hiện nay bằng giải pháp sửa đổi chương trình đào tạo, trong đó có đào tạo các tín chỉ về công nghệ thông tin, bảo mật thông tin, đặc biệt là tăng thời gian thực hành về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử và bộ phận văn thư, lưu trữ cơ quan. Các cơ quan, tổ chức tăng cường đào tạo lại, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng số cho đội ngũ nhân lực văn thư, lưu trữ truyền thống nhằm đáp ứng yêu cầu công việc.

Ba là, các cấp lãnh đạo, quản lý cần kịp thời quan tâm, ghi nhận, biểu dương, khích lệ và có chính sách khuyến khích đối với công chức, viên chức tự học tập nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, phát triển bản thân và sáng tạo, thực hiện công việc hiệu quả.

Thể chế, nhân lực, hạ tầng, dữ liệu và công nghệ chiến lược là những nội dung trọng tâm, cốt lõi, trong đó thể chế là điều kiện tiên quyết, cần hoàn hiện và đi trước một bước. Đổi mới tư duy xây dựng pháp luật bảo đảm yêu cầu quản lý và khuyến khích đổi mới sáng tạo, loại bỏ tư duy “không quản được thì cấm”. Chú trọng bảo đảm nguồn nhân lực trình độ cao cho phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia; có cơ chế, chính sách đặc biệt về nhân tài. Đây là quan điểm chỉ đạo xuyên suốt của Đảng. Sức lực con người là vô hạn khi họ có mục tiêu, có động lực và được tạo điều kiện phát triển đúng hướng. Do đó, cần quan tâm, thực hiện các giải pháp để cho đội ngũ công chức có được “quan niệm chuẩn, tâm thái đúng, năng lực phù hợp” với vị trí việc làm thì năng suất lao động sẽ vượt trội và kết quả thì không thể hình dung.

Bốn là, xây dựng chính sách thu hút và giữ chân nhân tài. Ban hành và áp dụng các cơ chế ưu đãi, tạo môi trường làm việc năng động, có cơ hội phát triển để thu hút nhân sự chất lượng cao vào ngành. Ưu tiên tuyển dụng sinh viên giỏi, có kiến thức liên ngành (công nghệ thông tin - lưu trữ học) và có khả năng đổi mới sáng tạo.

Bên cạnh đó, kiến nghị các cấp có thẩm quyền nghiên cứu, sớm xây dựng Chiến lược phát triển nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ giai đoạn 2025–2030, tầm nhìn đến năm 2045 gắn với yêu cầu chuyển đổi số quốc gia. Tăng cường đầu tư cho công tác đào tạo, bồi dưỡng, kết nối cơ sở đào tạo với các cơ quan sử dụng lao động để đảm bảo chất lượng và tính thực tiễn. Chính phủ xem xét, có chính sách hỗ trợ, đặt hàng đào tạo nhân lực ngành Văn thư, lưu trữ số ở trình độ cao đẳng, đại học và sau đại học.

Tóm lại, chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ không chỉ là chuyển đổi về mặt kỹ thuật mà còn là chuyển đổi về con người, về phương thức tư duy và tổ chức công việc. Nguồn nhân lực chính là động lực để chuyển đổi số thành công. Do đó, việc phát triển đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, hiện đại, am hiểu công nghệ là yếu tố then chốt để hiện thực hóa mục tiêu xây dựng nền hành chính nhà nước hiệu lực, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu thời đại số. Triển khai các giải pháp nêu trên không chỉ là yêu cầu cấp thiết trước mắt mà còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong dài hạn, góp phần thực hiện thắng lợi Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị về đổi mới sáng tạo, khoa học công nghệ và chuyển đổi số quốc gia và chiến lược chuyển đổi số quốc gia cũng như tại các bộ, ngành, địa phương./.

------------------------------------------

Ghi chú:

[1] Số liệu tác giả tổng hợp từ Phòng Tổ chức - Cán bộ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đến thời điểm 15/7/2024.

[2] Trong số đó thì 41.5% làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách (theo số liệu tác giả tổng hợp từ số liệu thống kê lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Trần Thị Hà - Chuyên viên chính Phòng Tổ chức cán bộ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước