Cấp mã định danh và vận hành nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo Thông tư số 08/2026/TT-BNV

Ảnh minh họa.

Cơ sở pháp lý và phạm vi điều chỉnh

Thông tư số 08/2026/TT-BNV được ban hành trên một nền tảng pháp lý rộng, phản ánh tính chất liên ngành của giao dịch lao động số: Bộ luật Lao động năm 2019, Luật Giao dịch điện tử năm 2023, Luật Dữ liệu năm 2024, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, Luật Tiếp cận thông tin năm 2016, Luật An ninh mạng năm 2025, Luật Lưu trữ năm 2024 và Luật Chuyển đổi số năm 2025. Văn bản trực tiếp được hướng dẫn là Nghị định số 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử; đồng thời, căn cứ Nghị định số 25/2025/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ, theo đề nghị của Cục trưởng Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội.

Theo Điều 1, Thông tư quy định chi tiết và hướng dẫn việc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID); cấp, khóa, mở khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; kết nối với Nền tảng; quản lý, sử dụng, khai thác Nền tảng; cùng việc quản lý dữ liệu và cập nhật, khai thác, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng. Như vậy, phạm vi điều chỉnh bao trùm toàn bộ “vòng đời số” của hợp đồng lao động điện tử, từ khâu định danh, kết nối kỹ thuật đến quản trị và khai thác dữ liệu.

Đối tượng áp dụng và các khái niệm nền tảng

Về đối tượng, Thông tư áp dụng cho người lao động, người sử dụng lao động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động năm 2019 khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử; Nhà cung cấp eContract; và các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Thông tư làm rõ một số khái niệm cốt lõi để bảo đảm áp dụng thống nhất. Tài khoản truy cập Nền tảng là tài khoản hoặc quyền sử dụng do Nền tảng công nhận để tra cứu, gửi, nhận, khai thác, quản trị hoặc xử lý nghiệp vụ. Quyền truy cập là quyền đăng nhập, sử dụng chức năng, giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API), dữ liệu hoặc nghiệp vụ trên Nền tảng, được xác lập độc lập với trạng thái pháp lý của tài khoản định danh điện tử quốc gia. Người dùng cuối được xác định là người sử dụng lao động và người lao động có quyền, lợi ích bị ảnh hưởng bởi việc xử lý tài khoản hoặc xử lý kết nối eContract - một khái niệm quan trọng, đặt nền cho các quy định bảo vệ quyền lợi về sau. Các thuật ngữ “eContract”, “Nhà cung cấp eContract” và “ID” được hiểu theo Nghị định số 337/2025/NĐ-CP.

Mã định danh hợp đồng lao động điện tử: nguyên tắc và cấu trúc

Điểm cốt lõi của Thông tư là cơ chế mã định danh. Theo nguyên tắc tại Điều 4, mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng, nếu bảo đảm quy định, sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng nào khác. ID được cấp một lần và không thay đổi, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt; các phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt đều được gắn theo ID của hợp đồng đó. Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số. Đặc biệt, việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng đã được các bên giao kết, nghĩa là ID thuần túy là công cụ quản lý, không can thiệp vào giá trị pháp lý của hợp đồng.

Về cấu trúc, Điều 5 quy định ID do Nền tảng thực hiện theo thuật toán tự động, gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số. Ký tự chữ là A, B hoặc C: chữ A gán cho hợp đồng giao kết từ ngày 01/7/2026 thông qua eContract bảo đảm quy định; chữ B gán cho hợp đồng được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy; chữ C gán cho hợp đồng được giao kết trước ngày 01/7/2026. Trong 12 ký tự số, 02 ký tự đầu là hai số cuối của năm nền tảng cấp ID, 10 ký tự sau là dãy số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên. Cấu trúc này vừa bảo đảm tính duy nhất, vừa cho phép nhận diện nhanh nguồn gốc và thời điểm của mỗi hợp đồng.

Quy trình cấp mã định danh và các trường hợp không cấp

Quy trình cấp ID tại Điều 6 được thiết kế theo ba nhóm hợp đồng. Với hợp đồng giao kết từ ngày 01/7/2026, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng cùng các dữ liệu quy định (không bao gồm thông tin về ID) về Nền tảng. Với hợp đồng chuyển đổi từ văn bản giấy, hồ sơ gửi kèm thông tin về nhật ký chuyển đổi, gồm tên hệ thống chuyển đổi, người hoặc tổ chức thực hiện, thời điểm hoàn thành, định dạng và dung lượng tệp, chữ ký số kèm dấu thời gian bảo đảm tính toàn vẹn, và trạng thái xác nhận bản chuyển đổi khớp với bản giấy gốc. Với hợp đồng giao kết trước ngày 01/7/2026, Nhà cung cấp có trách nhiệm hỗ trợ các bên rà soát, bổ sung chữ ký số, dấu thời gian trước khi gửi về Nền tảng.

Nền tảng tiếp nhận, kiểm tra thông tin và cấp ID trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận; việc cấp được thực hiện tự động, trường hợp có sự cố kỹ thuật thì cấp ngay sau khi khắc phục. Thông tin về ID đồng thời được gửi về hệ thống của Nhà cung cấp để quản lý và lưu trữ cùng hợp đồng. Thông tư cũng quy định rõ các trường hợp Nền tảng không cấp ID và tự động gửi thông báo lý do: hợp đồng giao kết từ ngày 01/7/2026 không bảo đảm quy định; hợp đồng chuyển đổi từ giấy không đúng quy định; hoặc hợp đồng giao kết trước ngày 01/7/2026 không bảo đảm quy định, hoặc thông tin xác thực định danh không đúng.

Tài khoản truy cập và kết nối eContract với Nền tảng

Để sử dụng Nền tảng, Điều 7 yêu cầu đăng ký tài khoản truy cập thông qua tài khoản định danh điện tử do Hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia (VNeID) cấp: người lao động sử dụng tài khoản cá nhân; người sử dụng lao động là tổ chức dùng tài khoản tổ chức; người sử dụng lao động là cá nhân dùng tài khoản cá nhân. Trường hợp tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh tổ chức thì đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập. Tài khoản truy cập có thể bị khóa hoặc mở khóa theo các căn cứ tại Điều 8, trong đó có đề nghị của chủ tài khoản, việc tài khoản định danh bị khóa, sự kiện an toàn thông tin khẩn cấp hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; mọi thông báo khóa, mở khóa đều được gửi tự động cho chủ tài khoản.

Về kết nối, Nhà cung cấp eContract nộp hồ sơ đề nghị kết nối tới Bộ Nội vụ, gồm văn bản đề nghị theo Mẫu số 01 tại Phụ lục I, bản sao có chứng thực giấy tờ pháp lý và phương án kỹ thuật kết nối. Trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Nội vụ kiểm tra tính hợp lệ, thực hiện kiểm thử kỹ thuật và thông báo cấp tài khoản kết nối; trường hợp không đạt thì nêu rõ lý do từ chối.

Tạm dừng, chấm dứt, khôi phục kết nối và bảo vệ người dùng cuối

Thông tư quy định chặt chẽ các tình huống tạm dừng và chấm dứt kết nối eContract. Bộ Nội vụ tạm dừng kết nối trong các trường hợp như Nhà cung cấp không thực hiện đúng phương án kỹ thuật, không thực hiện chế độ báo cáo, không còn bảo đảm điều kiện, hoặc có từ 5% số hợp đồng trở lên cộng dồn trong một tháng không được cấp ID; thời hạn tạm dừng không quá 06 tháng. Việc chấm dứt kết nối áp dụng khi Nhà cung cấp chấm dứt hoạt động, có hành vi giả mạo hồ sơ, thực hiện hành vi bị nghiêm cấm theo Luật Giao dịch điện tử, hoặc không khắc phục nguyên nhân trong thời hạn tạm dừng. Khi chấm dứt kết nối, Nhà cung cấp có nghĩa vụ lập và chuyển giao đầy đủ gói dữ liệu chuyển giao, bảo đảm tính đầy đủ, toàn vẹn, truy vết và khả năng tiếp tục khai thác hợp pháp của dữ liệu liên quan đến người dùng cuối.

Đi kèm là cơ chế bảo đảm minh bạch: Bộ Nội vụ phải thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc, trường hợp khẩn cấp được xử lý ngay và thông báo trong vòng 24 giờ; Nhà cung cấp bị xử lý có quyền giải trình, cung cấp chứng cứ và khiếu nại. Kết nối được khôi phục trong vòng 24 giờ khi đủ điều kiện. Xuyên suốt các quy định về kết nối, kiểm tra an toàn thông tin và bảo đảm liên tục dịch vụ, Thông tư nhất quán nguyên tắc bảo vệ người dùng cuối: ưu tiên bảo vệ quyền tra cứu, tải xuống, chứng minh và tiếp cận dữ liệu hợp pháp; không được sửa lịch sử giao dịch gốc trái pháp luật; và không chuyển chi phí, rủi ro do lỗi của Nhà cung cấp sang người lao động hoặc người sử dụng lao động không có lỗi.

Với việc thiết lập mã định danh duy nhất, chuẩn hóa quy trình kết nối và đề cao bảo vệ người dùng cuối, Thông tư số 08/2026/TT-BNV tạo hành lang pháp lý - kỹ thuật đồng bộ cho hợp đồng lao động điện tử, góp phần hiện đại hóa quản lý quan hệ lao động và thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động, việc làm./.

Quốc Nguyễn