Từ khóa: Cơ quan chuyên môn cấp xã; mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, tổ chức công việc.
Abstract: After one year of implementing the two-tier local government model, macro-level management and strategic planning functions have been concentrated at the provincial level, while implementation, local area management, and public service delivery responsibilities have been decentralized to the commune level. This transition requires changes to the operational methods of grassroots government agencies. This article analyzes the roles and current state of work organization in commune-level specialized agencies and proposes solutions to improve their operational efficiency under the new model.
Keywords: Commune-level specialized agencies; two-tier local government model; work organization.
1. Đặt vấn đề
Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính, tinh gọn tổ chức bộ máy, đẩy mạnh phân cấp, phân quyền, đổi mới tổ chức chính quyền địa phương là chủ trương chiến lược nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Thực hiện Kết luận số 126-KL/TW ngày 14/02/2025 và Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, cùng các chủ trương, quyết sách liên quan, từ ngày 01/7/2025, mô hình chính quyền địa phương 02 cấp chính thức đi vào hoạt động, kết thúc hoạt động của đơn vị hành chính cấp huyện.
Trong mô hình mới, cấp xã đảm nhận nhiều nhiệm vụ, quyền hạn được chuyển giao từ cấp huyện trước đây và được phân cấp, ủy quyền từ cấp trên, đặt ra yêu cầu cấp thiết phải đổi mới phương thức tổ chức công việc tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã. Trọng tâm là xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm; tổ chức công việc gắn với cơ cấu, vị trí việc làm và năng lực công chức; tối ưu hóa quy trình phối hợp, điều hành, kiểm soát tiến độ; bảo đảm đồng bộ các nguồn lực về nhân sự, tài chính, công nghệ và dữ liệu. Tổ chức công việc khoa học, hợp lý sẽ góp phần nâng cao chất lượng tham mưu, tăng cường chuyên môn hóa trong quản lý nhà nước theo ngành, lĩnh vực, qua đó nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của chính quyền cấp xã.
Trong mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, việc tổ chức công việc khoa học và bài bản tại các cơ quan chuyên môn cấp xã đóng vai trò quyết định đến hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước ở cơ sở, được thể hiện qua các khía cạnh sau:
Thứ nhất, là cầu nối trực tiếp giữa chính quyền và người dân và ngược lại thông qua việc cơ quan chuyên môn cấp xã đưa các chủ trương, định hướng của trung ương và cấp tỉnh đi vào đời sống thực tiễn, gắn kết chặt chẽ với người dân và doanh nghiệp. Nơi trực tiếp tiếp nhận, cụ thể hóa các quy định, văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên thành các quy trình xử lý công việc thiết thực tại cơ sở làm cho bộ máy nhà nước vận hành thông suốt.
Thứ hai, nâng cao hiệu quả thực thi công vụ và giải quyết thủ tục hành chính thông qua việc tối ưu hóa quy trình hoạt động giúp loại bỏ các khâu trung gian không cần thiết, giảm thiểu thời gian chờ đợi khi giải quyết thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp (như lĩnh vực đất đai, tư pháp - hộ tịch, bảo hiểm, chính sách xã hội). Đồng thời, sự phân công rành mạch giúp công chức nắm vững thẩm quyền, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hạn chế tối đa sai sót chuyên môn và rủi ro pháp lý.
Thứ ba, tạo cơ sở xác định vị trí việc làm và cân bằng khối lượng công việc: Việc tổ chức công việc giúp làm rõ khung năng lực và khối lượng nhiệm vụ, tạo điều kiện để công chức phát huy tối đa sở trường chuyên môn được đào tạo, giảm thiểu tình trạng làm việc trái ngành nghề hoặc kiêm nhiệm chồng chéo. Qua đó, giúp phân bổ công việc hợp lý, giảm bớt áp lực và tình trạng quá tải cục bộ tại các mảng như địa chính, giải phóng mặt bằng, tạo động lực làm việc cho cán bộ cơ sở.
Thứ tư, tăng cường tính chủ động, linh hoạt và thúc đẩy phối hợp liên thông trong tổ chức thực thi công vụ, thể hiện qua quy trình làm việc rõ ràng - tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận chuyên môn nội bộ UBND cấp xã (như giữa Văn phòng với Địa chính - Xây dựng, Tư pháp, Văn hóa - Xã hội…), cũng như với các cơ quan chuyên môn cấp trên. Điều này giúp chính quyền cơ sở phản ứng nhanh nhạy, chủ động và linh hoạt xử lý kịp thời các tình huống phát sinh trên địa bàn (như tranh chấp đất đai, xây dựng, sự cố thiên tai, dịch bệnh, bảo đảm an ninh trật tự…).
Thứ năm, nâng cao tính công khai, minh bạch và hiệu quả kiểm tra, giám sát - với nguyên tắc "rõ người, rõ việc, rõ tiến độ, rõ trách nhiệm" điều này giúp dễ dàng xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân khi xảy ra chậm trễ hoặc sai sót trong quá trình thực thi công vụ. Đồng thời, đây là cơ sở thực chất để lãnh đạo UBND cấp xã thực hiện kiểm tra, giám sát và đánh giá, xếp loại công chức hàng tháng/hàng năm một cách công bằng, khách quan dựa trên sản phẩm đầu ra thực tế.
Thứ sáu, củng cố niềm tin của Nhân dân đối với bộ máy nhà nước: có thể nói cấp xã là hình ảnh đại diện trực tiếp cho bộ máy nhà nước tiếp xúc hàng ngày với người dân và các cơ quan chuyên môn cấp xã làm việc chuyên nghiệp, quy trình minh bạch và giải quyết công việc nhanh chóng, sẽ trực tiếp nâng cao chỉ số hài lòng của người dân, củng cố vững chắc niềm tin của Nhân dân vào sự quản lý và điều hành của Nhà nước.
3. Một số vấn đề đặt ra đối với tổ chức công việc cơ quan chuyên môn cấp xã
Thực tiễn việc vận hành mô hình chính quyền địa phương 02 cấp đã chuyển giao một khối lượng nhiệm vụ rất lớn từ cấp huyện (cũ) về cấp xã là 859/1.453 nhiệm vụ, Chính phủ giao trực tiếp là 81 nhiệm vụ, cấp tỉnh chủ động phân cấp, ủy quyền cho cấp xã theo điều kiện thực tiễn ở mỗi địa phương phân cấp khoảng trên 140 nhiệm vụ, nếu tính cả nhiệm vụ ủy quyền bình quân 289 nhiệm vụ đưa cấp xã trở thành cấp quản lý trực tiếp sát dân nhất. Tuy nhiên, quá trình này đang đặt ra những thách thức đối với tổ chức công việc tại các cơ quan chuyên môn cấp xã, làm bộc lộ sự vênh lệch giữa "khối lượng công việc gia tăng" với "năng lực thực thi, hạ tầng và cơ chế bảo đảm". Công tác tổ chức công việc hiện vẫn mang tính “từc thì” do giai đoạn đầu còn lúng túng và chưa tạo được sự đồng bộ vững chắc dẫn đến bất cập sau:
Một là, cơ quan chuyên môn cấp xã hiện nay sẽ chịu sức ép quá tải và sự mất cân đối giữa khối lượng công việc với nguồn lực bởi việc tiếp nhận hàng loạt nhiệm vụ mới từ các cấp khiến các cơ quan chuyên môn cấp xã rơi vào tình trạng quá tải cụ thể: Điều 15 Nghị định số 150/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 của Chính phủ quy định các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và UBND xã, phường, đặc khu đã được tổ chức ở cấp xã được thành lập 03 phòng chuyên môn và một Trung tâm Phục vụ hành chính công, cơ quan này có con dấu riêng. Cả nước tính đến ngày 18/5/2026 có 10.066 phòng chuyên môn và 3.189 Trung tâm Phục vụ hành chính công thực hiện khoảng 1.369 nhiệm vụ bao gồm nhiệm vụ chuyển về từ việc xóa bỏ cấp huyện, nhiệm vụ được phân cấp, ủy quyền - mỗi phòng chuyên môn chia thành 03 nhóm nhiệm vụ: nhiệm vụ thường xuyên, nhiệm vụ chuyên đề, nhiệm vụ đột xuất, cùng với danh mục vị trí việc làm theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định lãnh đạo phòng sẽ phân công công việc cụ thể cho công chức thuộc phòng quản lý.
Theo Công văn số 09/CV-BCĐ ngày 30/5/2025 của Ban Chỉ đạo sắp xếp đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp quy định về cơ bản sẽ giữ nguyên số lượng biên chế công chức của cấp huyện, cấp xã (cũ) đã có để bố trí làm việc tại cấp xã và thực hiện việc rà soát, tinh giản biên chế gắn với cơ cấu lại, nâng cao chất lượng đội ngũ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, bảo đảm trong thời hạn 05 năm cơ bản theo đúng quy định của Chính phủ?dự kiến khung biên chế của một chính quyền cấp xã khoảng 32 biên chế (tổng số cán bộ, công chức UBND cấp xã là 136.261 người (bình quân 41,03 người/cấp xã) vượt khung. Tuy nhiên, thực tế khối lượng công việc lớn số lượng biên chế công chức hiện phân công bố trí công việc cơ quan chuyên môn vẫn bị quá tải công việc nên họ thường xuyên làm việc ngoài giờ hành chính. Ngoài ra, về cơ sở vật chất và trang thiết bị chưa được bố trí tương xứng, ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp, đặc biệt trong công tác tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo ở cơ sở.
Hai là, theo Nghị định số 370/2025/NĐ-CP của Chính phủ và Nghị định số 361/2025/NĐ-CP, cơ quan chuyên môn cấp xã có 34 vị trí và phân theo 11 lĩnh vực. Nhưng thực tế năng lực thực thi công việc các cơ quan chuyên môn khi được bố trí chưa bám sát vị trí việc làm, bởi sau sắp xếp cơ cấu tổ chức việc bố trí nhân sự trong giai đoạn đầu chưa thực sự phù hợp với chuyên môn đào tạo (vẫn còn hàng nghìn trường hợp lệch chuyên ngành hoặc kinh nghiệm công tác) ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tham mưu - đội ngũ cán bộ, công chức cũ từ cấp huyện còn thiếu kinh nghiệm bám sát thực tiễn cơ sở; đội ngũ cán bộ, công chức cũ từ cấp xã thiếu chuyên môn sâu trong các lĩnh vực phức tạp (như đất đai, xây dựng, tài chính, pháp chế) và còn thụ động, thiếu chủ động xử lý tình huống. Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ vào giải quyết công việc chưa thành thạo về kỹ năng, một bộ phận cán bộ có tâm lý e ngại thay đổi, phụ thuộc vào các công cụ AI mà thiếu bước kiểm chứng, làm giảm chất lượng văn bản tham mưu.
Ba là, hạ tầng công nghệ thông tin và phương thức vận hành số tại cấp xã hiện nay vẫn chưa đảm bảo tính đồng bộ và kết nối liên thông. Do điều kiện trang thiết bị xuống cấp như: máy tính, máy scan, đường truyền internet tại nhiều UBND cấp xã có cấu hình thấp, đời cũ, không đáp ứng được yêu cầu xử lý dữ liệu lớn, kết nối liên thông hoặc chạy các ứng dụng đòi hỏi bảo mật cao. Bên cạnh đó, điều kiện đảm bảo an toàn thông tin, các cơ quan chuyên môn cấp xã là nơi trực tiếp thu nhận và xử lý lượng lớn dữ liệu cá nhân của người dân nhưng hầu như chưa có hạ tầng hoặc nhân sự chuyên trách về an toàn thông tin mạng, tạo ra rủi ro lớn về lộ lọt dữ liệu hoặc sự cố hệ thống.
Tình trạng phân mảnh của các phần mềm chuyên ngành cùng việc hệ thống thường xuyên xảy ra lỗi, gián đoạn đã tạo ra những "điểm nghẽn" lớn trong quy trình giải quyết thủ tục hành chính cho người dân. Đặc biệt, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin và kỹ năng xử lý dữ liệu của một bộ phận cán bộ, công chức cấp xã (nhất là cán bộ lớn tuổi hoặc ở các vùng miền núi, vùng sâu, vùng xa) còn hạn chế, dẫn đến lúng túng khi vận hành các hệ thống phần mềm chuyên ngành phức tạp. Công chức cơ quan chuyên môn cấp xã thường xuyên phải đối mặt với tình trạng nhiều hệ thống phần mềm khác nhau do các bộ, ngành triển khai độc lập (quản lý hộ tịch, đất đai, bảo hiểm, lý lịch tư pháp...). Các hệ thống này đôi khi chưa liên thông, đồng bộ dữ liệu với nhau hoặc tình trạng công chức phải nhập lại cùng một thông tin trên nhiều nền tảng khác nhau, gây quá tải, lãng phí thời gian và dễ phát sinh sai sót trong quá trình xử lý thủ tục hành chính cho người dân.
Bốn là, một số vướng mắc về cơ chế phân cấp, phân quyền và phối hợp liên thông mặc dù đã quy định bằng văn bản song một số lĩnh vực vẫn còn chồng chéo, thiếu hướng dẫn cụ thể hoặc còn hiện tượng phụ thuộc quá nhiều vào cấp trên, dẫn đến tình trạng né tránh trách nhiệm, xử lý kéo dài. Thiếu sự đồng bộ trong quy trình phối hợp giữa các sở, ngành cấp tỉnh và cơ quan chuyên môn cấp xã khiến việc giải quyết các vụ việc phức tạp (như bồi thường giải phóng mặt bằng, xử lý tài sản công sau sáp nhập) bị đình trệ, tiềm ẩn nguy cơ mất an ninh trật tự ở cơ sở...
4. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công việc cơ quan chuyên môn cấp xã
Khắc phục sự chênh lệch năng lực giữa các địa phương thông qua việc rà soát, khắc phục dứt điểm tình trạng bố trí sai chuyên ngành đào tạo hoặc kinh nghiệm công tác. Lãnh đạo các cơ quan chuyên môn căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, danh mục vị trí việc làm chủ động đề xuất tăng biên chế (thực tế) trong quá trình tổ chức lại công việc các cơ quan chuyên môn cho phù hợp, hàng năm xây dựng Đề án tổng thể đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức chuyên môn theo ví trí việc làm, trong đó tập trung vào kỹ năng: quản lý đất đai, đầu tư, tài chính, pháp chế, đặc biệt là kỹ năng số. Đồng thời, có cơ chế thu hút, đãi ngộ người có tài năng làm việc tại cấp xã. Thực hiện kiểm tra công vụ; kịp thời thay thế và xử lý nghiêm những cán bộ, công chức có biểu hiện né tránh, đùn đẩy, sợ trách nhiệm, gây nhũng nhiễu, phiền hà cho người dân và doanh nghiệp.
Thứ tư, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính và chuyển đổi số.
Tiếp tục thực hiện mục tiêu cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính (TTHC); đẩy mạnh phân cấp triệt để thẩm quyền giải quyết TTHC về cấp xã. Nâng cao chất lượng Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã - thúc đẩy tiếp nhận và xử lý hồ sơ trực tuyến toàn trình, thực hiện số hóa 100% kết quả giải quyết TTHC và tăng cường tái sử dụng dữ liệu số. Khắc phục điểm nghẽn về hạ tầng công nghệ thông tin: xử lý tình trạng thiếu đồng bộ, phần mềm chuyên ngành hoạt động độc lập, thiếu liên thông. Để làm được điều này cần nhân rộng mô hình đổi mới sáng tạo: Phát triển các mô hình hiệu quả như "Tổ lưu động giải quyết thủ tục hành chính", "Giải quyết thủ tục hành chính không địa giới hành chính" và ứng dụng trợ lý ảo AI. Cần bố trí kinh phí mua tài khoản AI bản quyền (Pro/Enterprise) dùng chung cho công chức để bảo đảm an toàn thông tin, khắc phục rủi ro rò rỉ dữ liệu từ tài khoản cá nhân.
Thứ năm, bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất và các nguồn lực thực thi.
Hoàn thiện thủ tục để tận dụng các trụ sở dôi dư sau sáp nhập để trang bị nơi làm việc bảo đảm cho cơ quan chuyên môn cấp xã, kết hợp bố trí nguồn lực tài chính ổn định; hạ tầng công nghệ thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung bảo đảm kết nối liên thông giữa các cấp; ban hành kịp thời các văn bản hướng dẫn chi tiết, thống nhất.
5. Kết luận
Công tác tổ chức công việc tại cơ quan chuyên môn cấp xã đóng vai trò quyết định đối với hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước ở cơ sở. Việc nghiên cứu và đề xuất các luận cứ khoa học để cơ quan chuyên môn tổ chức công việc hiệu quả chính là cơ sở quan trọng bảo đảm sự vận hành thông suốt, ổn định của mô hình chính quyền địa phương 02 cấp./.
--------------------------------------
Tài liệu tham khảo:
1. Trần Thị Kim Anh (2024), "Hoàn thiện cơ chế phân cấp, phân quyền cho chính quyền cấp cơ sở trong mô hình chính quyền 2 cấp", Tạp chí Lý luận chính trị điện tử, https://lyluanchinhtri.vn/tiep-tuc-hoan-thien-phap-luat-ve-phan-quyen-phan-cap-giua-trung-uong-va-chinh-quyen-dia-phuong-o-viet-nam-hien-nay-5560.html, cập nhật ngày 20/7/2026.
2. Đảng ủy Chính phủ, Báo cáo số 345-BC/ĐU ngày 09/6/2026 sơ kết 01 năm hoạt động của Chính phủ và mô hình chính quyền địa phương 02 cấp trên cả nước.
3. Đảng ủy Chính phủ, Báo cáo số 248-BC/ĐU ngày 24/5/2026 về sơ kết 01 năm vận hành chính quyền địa phương 02 cấp và tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn phường Hoàn Kiếm.
4. Phạm Minh Dương (2026), Một năm vận hành mô hình chính quyền địa phương 02 cấp. Vận hành chính quyền hai cấp kết quả thực tiễn - thách thức và bài học kinh nghiệm, Tạp chí điện tử Việt Nam hội nhập, https://vietnamhoinhap.vn/vi/mot-nam-van-hanh-chinh-quyen-dia-phuong-2-cap--ket-qua-thuc-tien--thach-thuc-va-bai-hoc-kinh-nghiem-56262.htm, cập nhật ngày 20/10/2026.
5. Chính phủ, Nghị định số 361/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 và Nghị định số 150/2025/NĐ-CP ngày 12/6/2025 (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 370/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 của Chính phủ).
6. Chính phủ, Nghị quyết số 268/NQ-CP ngày 10/9/2025 về tình hình triển khai thực hiện và vận hành mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp.
TS Phạm Thị Giang - Khoa Hành chính học, Học viện Hành chính và Quản trị công
Tin tức cùng chuyên mục
Bài viết cùng tác giả
