Các yếu tố có ảnh hưởng đến quản lý nhà nước về lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ trong bối cảnh hiện nay

Từ khóa: Chuyển đổi số; chính quyền địa phương 02 cấp; Đông Nam Bộ; quản lý nhà nước về lưu trữ; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; yếu tố ảnh hưởng.

Abstract: This article analyzes the objective and subjective factors affecting state management of archival work by provincial-level People’s Committees in the Southeast region of Vietnam, including Ho Chi Minh City, Dong Nai City, and Tay Ninh Province, in the context of digital transformation and the implementation of the two-tier local government model. It clarifies how these factors influence the scope, subjects, authority, and methods of management, as well as the interrelationships among them. The article also identifies priority areas for state management of archival work at the local level in the current context.

Keywords: Digital transformation; two-tier local government; Southeast region; state management of archival work; provincial-level People’s Committees; influencing factors.

Mở đầu

Trong bối cảnh chuyển đổi số và tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp, quản lý nhà nước về lưu trữ đặt ra yêu cầu đổi mới cả về nội dung, phương thức và cơ chế tổ chức thực hiện. Tại khu vực Đông Nam Bộ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ở Thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Đồng Nai và tỉnh Tây Ninh cần bảo đảm thực hiện thống nhất pháp luật về lưu trữ, xác định rõ trách nhiệm của các chủ thể, tăng cường phối hợp, hướng dẫn, kiểm tra và bảo đảm tính liên tục trong quản lý tài liệu lưu trữ sau sắp xếp. Việc thực hiện những yêu cầu này chịu tác động của nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, từ môi trường thể chế, đặc điểm địa bàn đến năng lực tổ chức thực hiện, chất lượng nguồn nhân lực và điều kiện bảo đảm nguồn lực, hạ tầng số. Vì vậy, việc nhận diện và phân tích các yếu tố ảnh hưởng là cơ sở để xác định những vấn đề đặt ra và định hướng hoàn thiện quản lý nhà nước về lưu trữ phù hợp với đặc điểm khu vực và yêu cầu hiện nay.

1. Khái quát đặc điểm tình hình khu vực Đông Nam Bộ và yêu cầu đặt ra đối với quản lý nhà nước về lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong bối cảnh chuyển đổi số

Đông Nam Bộ có vị trí chiến lược trong phát triển kinh tế phía Nam, thuận lợi cho liên kết vùng, giao thương quốc tế và kinh tế biển. Theo Quyết định số 370/QĐ-TTg ngày 04/5/2024 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Quy hoạch vùng Đông Nam Bộ thời kỳ 2021 - 2030, tầm nhìn đến năm 2050, vùng gồm Thành phố Hồ Chí Minh và 05 tỉnh (thành phố) gồm Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh Đồng Nai, Bình Dương, Bà Rịa - Vũng Tàu, Bình Phước, Tây Ninh (Thủ tướng Chính phủ, 2024). Sau sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, Quyết định số 615/QĐ-TTg ngày 04/4/2026 của Thủ tướng Chính phủ về việc Phê duyệt Điều chỉnh Quy hoạch vùng Đông Nam Bộ thời kỳ 2021 - 2030, tầm nhìn đến năm 2050 xác định phạm vi vùng gồm Thành phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Tây Ninh và không gian biển, đảo liên quan (Thủ tướng Chính phủ, 2026). Từ ngày 30/4/2026, thành phố Đồng Nai trực thuộc Trung ương được thành lập theo Nghị quyết số 30/2026/QH16 ngày 24/4/2026 của Quốc hội (Quốc hội, 2026). Những thay đổi về địa giới, quy mô và tổ chức bộ máy làm gia tăng yêu cầu phân định trách nhiệm, bảo đảm tính liên tục trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ giữa các cơ quan trước và sau sắp xếp.

Với đặc điểm phát triển đa dạng về kinh tế - xã hội, quy mô địa bàn rộng và nhu cầu thông tin ngày càng cao, Đông Nam Bộ đặt ra yêu cầu tăng cường quản lý nhà nước về lưu trữ nhằm bảo đảm tài liệu được quản lý thống nhất, an toàn và phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Trong bối cảnh chuyển đổi số, yêu cầu này còn gắn với quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn, an toàn thông tin và khả năng kết nối, khai thác theo quy định pháp luật.

Theo đó, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Trọng tâm là ban hành, triển khai văn bản và kế hoạch; tuyên truyền, phổ biến pháp luật; quản lý công tác báo cáo, thống kê và hoạt động dịch vụ lưu trữ; phát triển nguồn nhân lực; thực hiện thi đua, khen thưởng; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm và hợp tác quốc tế theo thẩm quyền. Việc thực hiện các nội dung này cần gắn với phân công trách nhiệm, bảo đảm nguồn lực và đổi mới phương thức quản lý trên môi trường số.

Thực tiễn cho thấy, các địa phương đã ban hành nhiều văn bản để cụ thể hóa yêu cầu quản lý. Thành phố Hồ Chí Minh ban hành Đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ giai đoạn 2026-2030, tầm nhìn đến năm 2040 (UBND Thành phố Hồ Chí Minh, 2025). Tỉnh Đồng Nai phê duyệt Đề án quản lý, xử lý nghiệp vụ hồ sơ, tài liệu trước sắp xếp và Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ giai đoạn 2026-2030 (UBND tỉnh Đồng Nai, 2025, 2026). Tỉnh Tây Ninh ban hành Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn giai đoạn 2026-2029 (UBND tỉnh Tây Ninh, 2026a) và chỉ đạo tăng cường số hóa, lập hồ sơ điện tử (UBND Tây Ninh, 2026b)... Đây là những minh chứng về hoạt động chỉ đạo, điều hành, đồng thời đặt ra yêu cầu đánh giá kết quả tổ chức thực hiện.

Từ đặc điểm và bối cảnh trên, yêu cầu đối với quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ là bảo đảm sự thống nhất về thể chế, thẩm quyền và trách nhiệm; tính liên tục trong quản lý tài liệu; năng lực tổ chức thực hiện, bảo đảm nguồn lực, hạ tầng số; tăng cường kiểm tra, đánh giá dựa trên kết quả thực tế. Mức độ đáp ứng những yêu cầu này chịu tác động của nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, cần được nhận diện và phân tích, làm cơ sở định hướng hoàn thiện quản lý nhà nước về lưu trữ tại địa phương.

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước về lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ trong bối cảnh hiện nay

2.1. Yếu tố khách quan

Thứ nhất, môi trường thể chế và sự thay đổi tổ chức chính quyền địa phương.

Chủ trương của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước tạo lập khuôn khổ định hướng, xác định thẩm quyền, trách nhiệm và yêu cầu đối với quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND cấp tỉnh. Trong đó, Nghị quyết số 57-NQ/TW xác định thể chế, nguồn nhân lực, hạ tầng và dữ liệu là những nội dung trọng tâm của chuyển đổi số (Bộ Chính trị, 2024). Luật Lưu trữ năm 2024 quy định nội dung quản lý nhà nước và trách nhiệm của UBND các cấp (Quốc hội, 2024). Nghị định số 113/2025/NĐ-CP quy định về xây dựng, cập nhật, kết nối cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các chủ thể có liên quan (Chính phủ, 2025). Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số (Bộ Nội vụ, 2025a). Thông tư số 06/2025/TT-BNV quy định việc quản lý tài liệu lưu trữ khi cơ quan, tổ chức giải thể, phá sản hoặc tổ chức lại (Bộ Nội vụ, 2025b). Tính đồng bộ, rõ ràng và khả thi của các quy định ảnh hưởng đến việc xây dựng kế hoạch, phân định trách nhiệm, hướng dẫn và kiểm tra thực hiện pháp luật về lưu trữ tại địa phương.

Bên cạnh đó, việc sắp xếp đơn vị hành chính và tổ chức chính quyền địa phương theo mô hình 02 cấp làm thay đổi phạm vi quản lý, đầu mối thực hiện và quan hệ phối hợp. Tại Đông Nam Bộ, những thay đổi này đặt ra yêu cầu xác định trách nhiệm đối với tài liệu, dữ liệu kế thừa; điều chỉnh cơ chế hướng dẫn, báo cáo, thống kê và kiểm tra giữa cấp tỉnh và cấp xã. Mức độ ổn định của tổ chức bộ máy và sự rõ ràng trong phân định thẩm quyền ảnh hưởng đến tính thống nhất, liên tục của quản lý nhà nước về lưu trữ.

Thứ hai, sự phát triển khoa học, công nghệ và yêu cầu chuyển đổi số.

Yếu tố này góp phần làm thay đổi đối tượng, phương thức và điều kiện thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ. Sự gia tăng tài liệu lưu trữ số, nhu cầu kết nối và chia sẻ dữ liệu đặt ra yêu cầu đổi mới công tác hoạch định, hướng dẫn, báo cáo, thống kê và kiểm tra trên môi trường số. Công nghệ tạo điều kiện nâng cao khả năng tổng hợp thông tin, theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện; đồng thời làm phát sinh yêu cầu kiểm soát chất lượng dữ liệu, bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn thông tin và khả năng sử dụng lâu dài.

Tại Thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Đồng Nai và tỉnh Tây Ninh, việc tiếp nhận tài liệu, dữ liệu và hệ thống sau sắp xếp có thể phát sinh khó khăn do sự khác biệt về nền tảng công nghệ, tiêu chuẩn dữ liệu và mức độ hoàn thiện của các hệ thống. Bên cạnh đó, tốc độ đổi mới công nghệ, nguy cơ mất an toàn thông tin, lỗi thời định dạng và phụ thuộc vào nhà cung cấp làm gia tăng yêu cầu đối với hoạch định đầu tư, quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và phát triển nguồn nhân lực. Những tác động này vừa tạo cơ hội đổi mới phương thức quản lý, vừa đặt ra yêu cầu nâng cao năng lực quản lý nhà nước về lưu trữ trong bối cảnh chuyển đổi số.

Thứ ba, đặc điểm kinh tế - xã hội và tài liệu lưu trữ của địa phương.

Đặc điểm kinh tế - xã hội ảnh hưởng đến quy mô, tính chất nhiệm vụ và điều kiện thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ. Sự phát triển đa dạng của các lĩnh vực công nghiệp, đô thị, đất đai, đầu tư và an sinh xã hội làm gia tăng khối lượng, thành phần tài liệu và nhu cầu khai thác thông tin phục vụ quản lý, điều hành. Đồng thời, sự khác biệt về quy mô địa bàn, điều kiện phát triển và hạ tầng giữa các địa phương sau sắp xếp ảnh hưởng đến việc xác định nhiệm vụ ưu tiên, phân bổ nguồn lực và tiến độ thực hiện các kế hoạch về lưu trữ.

Bên cạnh đó, đặc điểm tài liệu lưu trữ kế thừa sau sắp xếp ảnh hưởng trực tiếp đến yêu cầu hoạch định, hướng dẫn và kiểm tra. Khối lượng, thành phần, tình trạng bảo quản, mức độ hoàn thiện và phân tán của tài liệu làm phát sinh nhu cầu khác nhau về nguồn lực, cơ sở vật chất và tổ chức quản lý. Tài liệu hình thành tại các cơ quan đã kết thúc hoạt động hoặc gắn với địa danh, đơn vị hành chính cũ còn đặt ra yêu cầu xác định trách nhiệm quản lý, bảo đảm thông tin về nguồn gốc và tính liên tục của phông lưu trữ. Những đặc điểm này là căn cứ để UBND cấp tỉnh xác định trọng tâm quản lý, xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra phù hợp với thực tiễn địa phương.

2.2. Yếu tố chủ quan

Thứ nhất, nhận thức, trách nhiệm của lãnh đạo và năng lực tổ chức thực hiện.

Nhận thức, trách nhiệm của lãnh đạo và năng lực tổ chức thực hiện ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định mục tiêu, ưu tiên và hiệu quả triển khai các nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ. Nhận thức đầy đủ về vai trò, giá trị của tài liệu lưu trữ tạo cơ sở để gắn nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ với cải cách hành chính và chuyển đổi số tại địa phương. Ngược lại, nếu chỉ chú trọng số lượng tài liệu được số hóa mà chưa quan tâm đúng mức đến chất lượng dữ liệu, khả năng sử dụng và tuân thủ pháp luật, việc chỉ đạo có thể thiếu toàn diện.

Trong bối cảnh sắp xếp tổ chức bộ máy, năng lực tổ chức thực hiện thể hiện ở khả năng cụ thể hóa chủ trương, quy định pháp luật thành kế hoạch có mục tiêu, trách nhiệm, thời hạn và cơ chế kiểm soát rõ ràng. Việc phân định trách nhiệm giữa UBND cấp tỉnh, Sở Nội vụ, các cơ quan, tổ chức có liên quan và cơ chế phối hợp với cấp xã ảnh hưởng đến tính thống nhất, kịp thời của hoạt động hướng dẫn, báo cáo, thống kê và kiểm tra. Đây là yếu tố quyết định khả năng chuyển các yêu cầu quản lý thành kết quả thực hiện tại địa phương.

Thứ hai, năng lực tổ chức, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực lưu trữ.

Năng lực tổ chức, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực ảnh hưởng đến chất lượng tham mưu, hướng dẫn và kiểm soát việc thực hiện pháp luật về lưu trữ tại UBND cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ. Việc bố trí nhân sự phù hợp với vị trí việc làm, trình độ chuyên môn và khối lượng nhiệm vụ góp phần nâng cao chất lượng xây dựng kế hoạch, tổng hợp báo cáo, thống kê và kiểm tra. Ngược lại, tình trạng thiếu nhân sự có chuyên môn phù hợp hoặc kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ có thể làm giảm tính kịp thời và hiệu quả thực hiện các nội dung quản lý.

Trong điều kiện tinh gọn tổ chức bộ máy và chuyển đổi số, yêu cầu đối với nguồn nhân lực không chỉ là kiến thức pháp luật, nghiệp vụ lưu trữ mà còn bao gồm năng lực sử dụng công nghệ, phân tích thông tin và kiểm soát dữ liệu. Đội ngũ tham mưu quản lý nhà nước cần có khả năng đề xuất chính sách, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá kết quả thực hiện; đội ngũ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ cần đáp ứng các yêu cầu chuyên môn và kỹ thuật trên môi trường số. Do đó, chất lượng tuyển dụng, bố trí, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự ảnh hưởng đến khả năng thích ứng và hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ tại địa phương.

Thứ ba, năng lực bảo đảm nguồn lực, hạ tầng và quản trị dữ liệu lưu trữ.

Năng lực bảo đảm nguồn lực, hạ tầng và quản trị dữ liệu ảnh hưởng đến tính khả thi, hiệu quả và tính liên tục của quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ. Yếu tố này thể hiện ở khả năng xác định nhu cầu, phân bổ, sử dụng nguồn lực và điều phối hạ tầng phù hợp với nhiệm vụ quản lý. Việc xây dựng dự toán thiếu căn cứ, đầu tư thiếu đồng bộ hoặc phân bổ nguồn lực chưa phù hợp có thể hạn chế hiệu quả hướng dẫn, báo cáo, thống kê và kiểm tra về lưu trữ.

Sau sắp xếp, việc tiếp nhận tài liệu và các hệ thống quản lý đòi hỏi năng lực đánh giá hiện trạng kho lưu trữ, mức độ tương thích của hạ tầng và chi phí vận hành để xác định ưu tiên đầu tư. Đồng thời, năng lực quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ, kiểm soát chất lượng, nghiệm thu và bàn giao dữ liệu ảnh hưởng đến khả năng duy trì kết quả đầu tư, hạn chế trùng lặp và phụ thuộc vào nhà cung cấp.

Đối với quản trị dữ liệu, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 của Chính phủ: Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó xác định UBND cấp tỉnh là chủ quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý, đồng thời quy định trách nhiệm của đơn vị quản lý, duy trì dữ liệu và vận hành hệ thống (Chính phủ, 2025). Vì vậy, khả năng phân định trách nhiệm, tổ chức kiểm soát chất lượng và giám sát việc cập nhật, kết nối dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy của thông tin phục vụ báo cáo, thống kê và quyết định quản lý. Dữ liệu thiếu chuẩn hóa, không bảo đảm thông tin nguồn gốc hoặc cập nhật không đầy đủ có thể làm sai lệch kết quả đánh giá và ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ.

2.3. Mối quan hệ giữa các yếu tố

Các yếu tố khách quan và chủ quan có mối quan hệ tương tác, cùng ảnh hưởng đến quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ. Trong đó, môi trường thể chế, sự thay đổi tổ chức chính quyền, phát triển công nghệ và đặc điểm địa phương tạo ra những điều kiện, cơ hội và yêu cầu đối với hoạt động quản lý; nhận thức lãnh đạo, năng lực tổ chức thực hiện, chất lượng nguồn nhân lực và khả năng bảo đảm nguồn lực, quản trị dữ liệu quyết định mức độ đáp ứng các yêu cầu đó. Vì vậy, cùng một khuôn khổ pháp lý nhưng kết quả quản lý có thể khác nhau tùy thuộc vào điều kiện và năng lực tổ chức thực hiện của từng địa phương.

Trong bối cảnh hiện nay, tính liên tục của quản lý nhà nước về lưu trữ sau sắp xếp phụ thuộc vào sự rõ ràng về trách nhiệm và khả năng phối hợp giữa các chủ thể; hiệu quả ứng dụng công nghệ gắn với chất lượng dữ liệu, năng lực nhân sự và điều kiện hạ tầng; trách nhiệm lãnh đạo chỉ được thể hiện đầy đủ khi gắn với phân bổ nguồn lực và kiểm soát kết quả thực hiện. Đồng thời, thông tin từ báo cáo, thống kê và kiểm tra là cơ sở phản hồi để điều chỉnh kế hoạch, phân công nhiệm vụ và sử dụng nguồn lực. Việc nhận diện những mối quan hệ này góp phần xác định các vấn đề cần ưu tiên và định hướng hoàn thiện quản lý nhà nước về lưu trữ phù hợp với đặc điểm khu vực Đông Nam Bộ.

3. Một số đề xuất

Một là, hoàn thiện cơ chế phối hợp và trách nhiệm trong quản lý nhà nước về lưu trữ.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ cần rà soát, cụ thể hóa trách nhiệm của các chủ thể trong tổ chức thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ phù hợp với mô hình chính quyền địa phương 02 cấp. Trong đó, xác định rõ trách nhiệm chỉ đạo, điều hành của UBND cấp tỉnh và người đứng đầu; vai trò tham mưu, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra của Sở Nội vụ; trách nhiệm thực hiện của các cơ quan, tổ chức và UBND cấp xã theo thẩm quyền. Tăng cường cơ chế phối hợp giữa cơ quan nội vụ với các cơ quan có chức năng về công nghệ, tài chính nhằm bảo đảm sự thống nhất giữa nhiệm vụ quản lý, điều kiện thực hiện và kết quả đạt được.

Đối với tài liệu, dữ liệu hình thành trước sắp xếp, cần chỉ đạo phân định trách nhiệm bàn giao, tiếp nhận và quản lý theo quy định; tăng cường theo dõi, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện, bảo đảm tính liên tục, an toàn và khả năng khai thác tài liệu lưu trữ.

Hai là, đổi mới công tác xây dựng kế hoạch quản lý nhà nước về lưu trữ trên cơ sở thống kê và đánh giá rủi ro.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ cần tăng cường chỉ đạo thống kê, đánh giá thực trạng tài liệu và điều kiện thực hiện nhiệm vụ tại các cơ quan, tổ chức, làm căn cứ xây dựng kế hoạch quản lý nhà nước về lưu trữ. Trong đó, cần thống nhất phạm vi, phương pháp tổng hợp, nguồn số liệu và trách nhiệm báo cáo; xác định những nguy cơ về thất lạc tài liệu, gián đoạn quản lý, mất an toàn thông tin và hạn chế về nguồn lực để lựa chọn nhiệm vụ ưu tiên.

Kế hoạch cần xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm, thời hạn, nguồn lực và tiêu chí đánh giá. Đồng thời, đổi mới phương thức theo dõi kết quả, chú trọng chất lượng thực hiện, mức độ tuân thủ pháp luật và khả năng khắc phục những hạn chế được phát hiện qua hướng dẫn, kiểm tra.

Ba là, nâng cao chất lượng tổ chức, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực lưu trữ.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ cần rà soát, bố trí và sử dụng nhân sự phù hợp với chức năng, vị trí việc làm và yêu cầu thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ sau sắp xếp. Chú trọng phân biệt yêu cầu năng lực của đội ngũ tham mưu quản lý nhà nước với đội ngũ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.

Công tác đào tạo, bồi dưỡng cần gắn kiến thức pháp luật, chuyên môn lưu trữ với năng lực tham mưu, phân tích dữ liệu, hướng dẫn, kiểm tra và ứng dụng công nghệ số. Đồng thời, tăng cường đánh giá kết quả bồi dưỡng thông qua chất lượng thực hiện nhiệm vụ; bảo đảm bàn giao công việc, thông tin và trách nhiệm quản lý khi có thay đổi nhân sự, góp phần duy trì tính liên tục của hoạt động quản lý.

Bốn là, nâng cao năng lực bảo đảm nguồn lực và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ cần xác định nhu cầu, huy động và phân bổ nguồn lực phù hợp với nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ và yêu cầu chuyển đổi số tại địa phương. Việc đầu tư cần dựa trên kết quả đánh giá hiện trạng, ưu tiên sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất, hạ tầng và hệ thống kế thừa sau sắp xếp; bảo đảm sự đồng bộ giữa bảo quản tài liệu, phát triển cơ sở dữ liệu, an toàn thông tin và khả năng duy trì hệ thống lâu dài.

Đồng thời, tăng cường quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật; chú trọng hướng dẫn, kiểm tra việc tuân thủ yêu cầu chuyên môn, chất lượng sản phẩm và bảo đảm an toàn tài liệu, dữ liệu. Xác định rõ trách nhiệm của cơ quan sử dụng dịch vụ trong lựa chọn, giám sát, nghiệm thu và tiếp nhận kết quả, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và kiểm soát rủi ro.

Năm là, tăng cường quản trị dữ liệu và đổi mới hoạt động kiểm tra trên cơ sở bằng chứng.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ cần thực hiện đầy đủ trách nhiệm chủ quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định; phân công rõ trách nhiệm quản lý, duy trì dữ liệu và vận hành hệ thống. Tăng cường chỉ đạo, giám sát việc chuẩn hóa, cập nhật, kết nối và bảo đảm chất lượng dữ liệu, gắn với yêu cầu về tính xác thực, toàn vẹn, an toàn thông tin và khả năng khai thác hợp pháp.

Đồng thời, đổi mới hoạt động theo dõi, báo cáo, thống kê và kiểm tra theo hướng sử dụng thông tin, dữ liệu có căn cứ, ưu tiên những lĩnh vực và đơn vị có nguy cơ vi phạm hoặc hạn chế trong thực hiện nhiệm vụ. Kết quả kiểm tra cần gắn với trách nhiệm khắc phục, đánh giá mức độ hoàn thành và điều chỉnh kế hoạch, phân bổ nguồn lực, phát triển nhân sự phù hợp.

Tóm lại, việc hoàn thiện quản lý nhà nước về lưu trữ tại UBND cấp tỉnh khu vực Đông Nam Bộ cần được thực hiện đồng bộ, trên cơ sở nhận diện mối quan hệ giữa các yếu tố khách quan và chủ quan. Trong đó, hoàn thiện cơ chế phối hợp, nâng cao năng lực tổ chức thực hiện, phát triển nguồn nhân lực, bảo đảm nguồn lực và đổi mới phương thức quản lý trên môi trường số là những định hướng trọng tâm, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ phù hợp với đặc điểm khu vực và yêu cầu hiện nay./.

------------------------------------------

Tài liệu tham khảo:

1. Thủ tướng Chính phủ (2024), Quyết định số 370/QĐ-TTg ngày 04/5/2024 phê duyệt Quy hoạch vùng Đông Nam Bộ thời kỳ 2021 - 2030, tầm nhìn đến năm 2050.

2. Quốc hội (2026), Nghị quyết số 30/2026/QH16 ngày 24/4/2026 về việc thành lập thành phố Đồng Nai.

3. Thủ tướng Chính phủ (2026), Quyết định số 615/QĐ-TTg ngày 04/4/2026 phê duyệt điều chỉnh Quy hoạch vùng Đông Nam Bộ

4. UBND tỉnh Đồng Nai (2025), Quyết định số 2996/QĐ-UBND ngày 05/12/2025 về việc phê duyệt Đề án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối hồ sơ, tài liệu đã được thống kê của cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

5. UBND tỉnh Đồng Nai (2026), Quyết định số 1687/QĐ-UBND ngày 29/4/2026 ban hành Đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2026-2030.

6. UBND Thành phố Hồ Chí Minh (2025), Quyết định số 2083/QĐ-UBND ngày 13/10/2025 ban hành Đề án quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2026 - 2030, tầm nhìn đến năm 2040.

7. UBND tỉnh Tây Ninh (2026a), Quyết định số 6222/QĐ-UBND ngày 14/4/2026 ban hành Kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Tây Ninh giai đoạn 2026-2029.

8. UBND tỉnh Tây Ninh (2026b), Công văn số 8875/UBND-TH ngày 26/5/2026 về việc tăng cường số hóa hồ sơ tài liệu và lập hồ sơ điện tử.

9. Bộ Chính trị (2024), Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.

10. Quốc hội (2024), Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21/6/2024.

11, 14. Chính phủ (2025), Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03/6/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

12. Bộ Nội vụ (2025a), Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14/5/2025 quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

13. Bộ Nội vụ (2025b), Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2024.

ThS Vũ Thị Thu Hường - Phân hiệu Học viện Hành chính và Quản trị công tại Thành phố Hồ Chí Minh