Người lao động nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp tại Trung tâm DVVL TPHCM
Nghị định 283/2026/NĐ-CP được đánh giá là một trong những văn bản có phạm vi tác động lớn đối với doanh nghiệp, đặc biệt ở các lĩnh vực sử dụng nhiều lao động. Điểm đáng chú ý là mức phạt đối với tổ chức bằng 2 lần mức phạt áp dụng cho cá nhân (trừ trường hợp có quy định khác), khiến chi phí vi phạm có thể tăng rất cao nếu doanh nghiệp không kịp thời khắc phục.
Theo quy định mới, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt khi giao kết hợp đồng lao động không đúng quy định, như không lập hợp đồng bằng văn bản đối với người làm việc từ đủ 1 tháng trở lên, ký sai loại hợp đồng hoặc hợp đồng thiếu các nội dung chủ yếu theo pháp luật.
Mức xử phạt đối với cá nhân dao động từ 2–25 triệu đồng, tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm. Đối với doanh nghiệp là tổ chức, số tiền xử phạt có thể tăng gấp đôi.
Ngoài ra, nghị định tiếp tục nghiêm cấm các hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động hoặc yêu cầu người lao động đặt cọc bằng tiền, tài sản để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Những vi phạm này có thể bị phạt từ 20–25 triệu đồng.
Đối với nghĩa vụ BHXH, Nghị định 283 tăng mạnh chế tài xử lý hành vi chậm đóng và trốn đóng.
Cụ thể, hành vi chậm đóng BHXH bắt buộc có thể bị phạt từ 12–15% tổng số tiền chậm đóng tại thời điểm lập biên bản. Hành vi trốn đóng BHXH bị phạt từ 18–20% tổng số tiền trốn đóng.
Không dừng ở tiền phạt, doanh nghiệp còn buộc phải đóng đủ số tiền BHXH còn thiếu và nộp thêm khoản tiền bằng 0,03% mỗi ngày tính trên số tiền và thời gian chậm hoặc trốn đóng. Điều này đồng nghĩa, càng kéo dài thời gian vi phạm thì chi phí phát sinh càng lớn.
Một điểm mới đáng chú ý của Nghị định 283 là bổ sung chế tài mạnh đối với hành vi khai thác, chia sẻ và sử dụng trái phép dữ liệu trong cơ sở dữ liệu về người lao động và thị trường lao động.
Theo đó, hành vi khai thác hoặc chia sẻ trái phép thông tin chưa được cơ quan có thẩm quyền công bố có thể bị phạt từ 20–40 triệu đồng nếu chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Đối với các hành vi nghiêm trọng hơn như gian lận hồ sơ để hưởng chính sách việc làm, giả mạo hồ sơ đánh giá kỹ năng nghề, mua bán hoặc chiếm đoạt trái phép dữ liệu người lao động, mức phạt lên tới 50–70 triệu đồng.
Quy định này đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải quản lý chặt dữ liệu nhân sự, phân quyền truy cập rõ ràng và kiểm soát việc khai thác thông tin đúng mục đích, đúng thẩm quyền.
Nghị định cũng quy định hàng loạt hành vi vi phạm về tiền lương có thể bị xử phạt, gồm:
- Không công khai thang, bảng lương và quy chế thưởng.
- Không cung cấp bảng kê trả lương cho người lao động.
- Trả lương không đúng hạn hoặc thấp hơn mức lương tối thiểu.
- Không trả đủ tiền làm thêm giờ, làm việc ban đêm và các khoản theo quy định.
Do các hành vi này thường ảnh hưởng đến nhiều lao động cùng lúc, mức xử phạt sẽ tăng theo số lượng người bị vi phạm.
Đối với thời giờ làm việc, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 20–25 triệu đồng nếu yêu cầu người lao động làm thêm mà không có sự đồng ý (trừ trường hợp pháp luật cho phép).
Trường hợp bố trí người lao động làm thêm vượt quá số giờ tối đa theo quy định, mức phạt đối với cá nhân có thể lên tới 75 triệu đồng, đồng nghĩa doanh nghiệp là tổ chức sẽ chịu mức xử phạt cao hơn theo nguyên tắc nhân đôi.
Bên cạnh đó, các hành vi dùng phạt tiền hoặc cắt lương thay cho xử lý kỷ luật, xử lý kỷ luật sai trình tự hoặc áp dụng hình thức kỷ luật không có trong nội quy lao động cũng thuộc nhóm vi phạm có mức phạt từ 20–40 triệu đồng.
Một trong những điểm đáng chú ý của Nghị định 283 là việc xử lý vi phạm hành chính có thể được thực hiện trên môi trường điện tử theo quy định của pháp luật. Điều này cho thấy việc tuân thủ pháp luật lao động ngày càng gắn chặt với khả năng chứng minh bằng dữ liệu và hồ sơ số.
Trong thực tế, nhiều tranh chấp lao động phát sinh không phải vì doanh nghiệp không ký hợp đồng, mà do hợp đồng thất lạc, ký sai loại, thiếu nội dung hoặc không xác định được thời điểm giao kết. Tương tự, bảng lương, bảng kê trả lương hay hồ sơ kỷ luật nếu lưu trữ không đầy đủ sẽ gây bất lợi khi cơ quan chức năng thanh tra hoặc khi xảy ra tranh chấp.
Vì vậy, việc chuyển từ quản lý hồ sơ giấy sang hợp đồng lao động điện tử và số hóa hồ sơ nhân sự không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản trị mà còn giảm đáng kể rủi ro pháp lý.
Trước thời điểm nghị định có hiệu lực, doanh nghiệp nên thực hiện đợt kiểm tra tổng thể đối với toàn bộ quy trình quản lý lao động. Trong đó, cần ưu tiên 6 nội dung:
1.Rà soát hợp đồng lao động: Bảo đảm đúng loại hợp đồng, đầy đủ nội dung và đúng hình thức theo quy định.
2.Kiểm tra hồ sơ thử việc: Đối chiếu thời gian thử việc, mức lương và thời điểm ký hợp đồng chính thức.
3.Đối chiếu dữ liệu BHXH, bảo hiểm thất nghiệp: Phát hiện sớm trường hợp đóng thiếu, chậm đóng hoặc chưa tham gia.
4.Kiểm tra chính sách tiền lương: Hoàn thiện thang bảng lương, bảng kê trả lương, quy chế thưởng và hồ sơ làm thêm giờ.
5.Rà soát nội quy và hồ sơ kỷ luật lao động: Bảo đảm mọi quyết định đều đúng trình tự, có căn cứ pháp lý và được lưu trữ đầy đủ.
6.Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự và số hóa hồ sơ: Kiểm soát quyền truy cập, hạn chế chia sẻ trái phép và tập trung dữ liệu để phục vụ tra cứu, đối chiếu khi cần.
Với các quy định mới của Nghị định 283/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp không chỉ cần tuân thủ đúng pháp luật lao động mà còn phải xây dựng hệ thống quản trị hồ sơ minh bạch, chính xác và có khả năng chứng minh trên môi trường số. Đây sẽ là yếu tố quyết định để hạn chế rủi ro và chi phí vi phạm khi chính sách mới chính thức được áp dụng từ ngày 10.9.2026.
Vương Linh
Tin tức cùng chuyên mục
Bài viết cùng tác giả
